La empresa Discine, distribuidora local de películas de varias compañías globales, tuvo que recurrir al Juzgado Tercero de Cobro, del Primer Circuito Judicial de San José, para recuperar una deuda de un cliente por ¢32,4 millones.

Se trataba de una transacción normal de la empresa, de la cual tenía facturas electrónicas como comprobantes.

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Ni ese Juzgado ni el Tribunal Primero Civil, ante el cual recurrió después, consideraron que las facturas electrónicas eran válidas legalmente para realizar el cobro, ya que no cumplían los requisitos legales para ser título ejecutivo: la firma del cliente, física o digital.

Discine alegó que las facturas electrónicas y sus archivos digitales fueron debidamente recibidos y abiertos por al menos dos socios y un empleado de la empresa cliente, cumpliendo lo que la Dirección General de Tributación y la resolución de comprobantes electrónicos establecen.

La empresa sostuvo que una vez recibidas electrónicamente y no rechazadas de forma expresa se da como aceptadas por el comprador.

Además, presentó pruebas que demuestran que los documentos fueron recibidos, incluido un correo electrónico donde uno de los representantes del cliente confirman la recepción de las facturas electrónicas enviadas.

Discine cuestionó que mientras la aceptación por el cliente es válida para Hacienda, no lo es para cobrar a los deudores.

Según la firma, la única opción que le dejan los juzgados es que, además de generar y enviar al cliente la factura electrónica, también hay que enviar a un mensajero con la copia de la factura en papel para que la firme como recibido.

“Tendríamos que pagar a un mensajero para que esté llevando facturas en papel a nuestros clientes que ya las han recibió vía correo y que incluso las han aceptado para que Hacienda les acepte el gasto”, afirmó Susana Chaves, abogada y gerente financiera de Discine. “Eso no tiene ni pies ni cabeza y se exige a las empresas incurrir en gastos extra y al uso de papel”.

Las alegaciones de Discine fueron insuficientes. El Juzgado Tercero de Cobro las rechazó de plano y, en segunda instancia, el Tribunal Primero Civil confirmó ese primer pronunciamiento.

Ambos tribunales argumentaron que los otros comprobantes electrónicos (factura, nota de débito, nota de crédito y tiquete) solo tienen efectos tributarios, por mero interés fiscal.

Asimismo, que la resolución DGT-R-48-2016 sobre comprobantes electrónicos no altera lo regulado en el Código de Comercio, donde sí se determinan las condiciones y requisitos de validez de la factura para efectos de crédito: que tenga la firma del cliente.

En todo caso se requeriría una reforma aprobada por la Asamblea Legislativa.

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Tres opciones

Por tal razón, los comprobantes electrónicos no son idóneos para el cobro de obligaciones reguladas por la Ley de Cobro Judicial.

“Se concluye que tratándose de un documento al cual no se le ha dado el rango de título ejecutivo (...) es indispensable que (el) mismo cuente con la firma del deudor”, se indica en la resolución emitida el 6 de julio pasado y de la que EF tiene copia.

El problema de que las facturas electrónicas no sirvan como respaldo en caso de enfrentar algún proceso legal de cobro fue advertida tanto por la Asociación GS Uno como por empresas proveedoras de sistemas de facturación electrónica.

“Hay que tomar las medidas preventivas”, recalcó Guillermo Varela, director ejecutivo de GS Uno, asociación que promueve la digitalización en el comercio y que forma parte del Comité de Factura Electrónica, junto con unas 25 empresas.

Tradicionalmente, las empresas entregaban en papel sus facturas y solicitaban que el representante legal de su cliente, o alguna persona autorizada, firmara dicha factura para poder conservarla como respaldo legal y convertirla en lo que se conoce como un título ejecutivo.

Con la migración a factura electrónica, los contribuyentes deben hacer este trámite a través de su plataforma digital y deberían utilizar para ello un instrumento con validez legal.

Varela explicó que hay tres opciones para las empresas.

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La primera es imprimir el archivo PDF y que el cliente o persona autorizada lo firme. El paso no sustituye la obligación de generar y enviar la factura electrónica al cliente para que este la confirme tal como lo exige Tributación.

La segunda es que el cliente firme un contrato donde se reconoce la respuesta de aceptación de las facturas electrónicas y quiénes son las personas autorizadas para recibirlas y confirmarlas.

La tercera es que el cliente use la firma digital o sello electrónico, emitido por el Banco Central de Costa Rica, y que devuelva el archivo XML de la factura electrónica al emisor.

Asimismo, la factura electrónica debe ser generada con la firma digital y no solo con la llave criptográfica, que solo tiene validez para Tributación.

GS Uno recomendó que las empresas deben asegurarse de que los sistemas de facturación incluyan la funcionalidad de autenticar la factura electrónica con la firma digital o el sello electrónico.

Si no se tiene, y mientras el proveedor resuelve el inconveniente, se debe utilizar una de las otras opciones sugeridas.

Raymundo Volio, especialista de Abogados y Consultores Tributarios, reiteró que la factura electrónica únicamente tiene efectos tributarios.

Para efectos legales, especialmente de cobro, e incluso contables, no es suficiente la aceptación del cliente.

Volio recalcó que, aunque el emisor de la factura envíe el comprobante con firma digital o sello electrónico, mientras el receptor (deudor) no acepte el documento legalmente, este no tendría validez legal. Tampoco podría cobrarse judicialmente.

La validez legal se obtiene con firma digital o sello electrónico, la impresión y firma del PDF de la factura emitida o la existencia de un contrato de garantía u otro documento de respaldo.

En función de automatizar los procesos y generar ahorros, la opción es que el sistema informático usado incluya la opción para que el cliente, además de aceptar la factura electrónica, pueda estampar su firma digital.

“Es muy importante que se incluya la firma digital”, coincidió Volio.

Susana Chaves, de Discine, dice que lo que se debe hacer a la mayor brevedad es que la Asamblea Legislativa promulgue una ley que le diga a los juzgados que deben aceptar para cobro judicial las facturas electrónicas enviadas al deudor tal como lo acepta Hacienda.

Para la empresa, el conflicto se solucionó después, ya que se logró que el cliente cancelara.