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La automatización de las operaciones y procesos puede ejecutarse en todas las áreas de los negocios y en las instituciones con sistemas que ya muchas empresas tienen implementados y con otros software disponibles en el mercado.
"Cada vez más las empresas ven que es una necesidad y ven los beneficios", afirmó Daniel González, consultor de automatización de procesos de Oracle.
El especialista sostuvo que los procesos que pueden automatizarse son múltiples y que algunos sectores han avanzado más dada la agilidad y eficiencia en los negocios, en especial en la atención de clientes, que se alcanza con la digitalización de las operaciones.
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Para lograr la automatización las empresas e instituciones cuentan con tecnologías como Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) y Supply Chain Management (SCM).
Estos sistemas ayudan a digitalizar procesos típicos de finanzas, contabilidad, gerencia, recursos humanos (por ejemplo, las solicitudes de vacaciones), ventas, mercadeo, atención e información de clientes en ventas, solicitudes y ordenes de compras, control de inventarios, y monitoreo de existencias, entre otros.
También pueden recurrir a sistemas conocidos como Business Process Management (BPM), que facilitan la digitalización de diversas operaciones corporativas.
A nivel gubernamental se avanza en la digitalización de los procesos de trámites y servicios ciudadanos. En la banca, uno de los sectores de mayor automatización, se ha avanzado en los procesos especialmente de los servicios de crédito.
"El 50% de los casos que vemos en banca empiezan a automatizar los procesos de crédito", afirmó González. "Normalmente se empieza con lo más crítico, como la tramitología y operaciones de cero papel. Si se inicia en lo más complejo se podría durar mucho tiempo".
La automatización de los procesos productivos en los sectores agropecuario y de industria ha avanzado de la mano de la mecanización, uso de máquinas informatizadas, Internet de las cosas y robotización, incluso, apoyándose en tecnologías de información y comunicaciones.
En servicios la digitalización tiene como base el uso de programas informáticos gerenciales y avanza con la incorporación de tecnologías de Big Data, analítica e inteligencia artificial, como en los call center.
Una tarea de negocios, no de informáticos
Lo que complica los proyectos de automatización en empresas e instituciones es que son asumidos por los departamentos de tecnología de información (TI) de manera separada de las divisiones o departamentos operativos donde se están digitalizando las tareas.
"Deben involucrarse TI y las unidades de negocios", recalcó González. "Las unidades de negocios porque son los dueños de los procesos y los conocen. TI, porque conoce las posibilidades de la tecnología".
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La automatización o digitalización implica, además, ir paso a paso.
El primero es revisar, optimizar y generar el modelo del proceso que se quiere digitalizar, tomando en cuenta los sistemas informáticos y las bases de datos que ya se utilizan.
El segundo consiste en plasmar el nuevo modelo en el sistema informático, considerando indicadores y mediciones. Aquí puede ser útil realizar simulaciones para descubrir cuellos de botella.
Con esto se puede avanzar al tercer paso: la integración, implementación, pruebas y ejecución de los procesos digitalizados con los software.
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Lo que sigue es estar evaluando el funcionamiento del proceso para introducir mejoras, cambios y ajustes en forma continua.
El cambio cultural es fundamental para que todo esto tenga éxito.
Aquí es imprescindible que todos conozcan los beneficios de la automatización, cómo pueden sacarle el máximo provecho y cómo deben prepararse para la digitalización e incluso para reubicarse en otros niveles en caso que se requiera.
