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¿Cuántos documentos, cartas, correos, PDF y otros archivos quedan guardados y en el olvido en los repositorios de su empresa?
Si ya encontrar un archivo digital es una tarea titánica, lo es más aprovechar la información para identificar situaciones y tener una mejor visión de los procesos, de la gestión de clientes y de las actividades corporativas. Pero se puede, con las tecnologías de inteligencia artificial .
“Los sistemas de impresión pueden ser usados como fuentes de captura de datos, estructurados y no estructurados, si estos pueden ser manejados a través de un sistema de gestión, el cual podría servir como repositorio de información para hacer análisis”, dijo Antonio Catale, director de venta de servicios de Ricoh .
Esta firma especializada en sistemas de impresión y digitalización de documentos estableció una alianza con Cognitiva, para brindar servicios a empresas que deseen aprovechar la tecnología de inteligencia artificial precisamente con el fin de sacar provecho de la información acumulada en los archivos digitalizados y guardados en los repositorios corporativos.
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Que no queden en el olvido
La información de los archivos –incluidos los documentos que se digitalicen con los equipos de escaneo– puede ser aprovechada para beneficio de su compañía.
Una primera tarea que realizan los sistemas de inteligencia artificial o cognitivos es tomar los archivos y decidir cuál es el lugar óptimo para almacenarlos.
La otra tarea es leerlos, analizarlos y usarlos como referencia para dar respuesta a futuras consultas de negocios. “En lugar de tener repositorios con numerosos documentos estériles o de difícil acceso, la computación cognitiva los utiliza como fuente de conocimiento”, explicó Fernán Gallegos, gerente de transformación de negocios y alianzas para Latinoamérica de Cognitiva .
Independientemente de si esos datos están o no estructurados, el sistema inteligente permitiría extraer la información para realizar análisis de las operaciones, de la atención a los clientes y del cumplimiento de los objetivos empresariales. Con eso se podrían diseñar planes y proyectos para introducir mejoras.
Por ejemplo, una empresa puede obtener reportes automáticos de la información más estadísticas del tema relacionado. Catale indicó que la inversión en estos servicios se justifica con la mejora en la satisfacción de clientes, incremento en la productividad y menores costos operativos.
Para aprovechar la información contenida en los documentos digitalizados, las compañías también pueden apoyarse en tecnologías de gestión de grandes volúmenes de datos o big data y computación en la nube, además de inteligencia artificial.
Según Kyocera , firma tecnológica de Japón, los sistemas de big data facilitan la clasificación, acceso y seguridad de la información y los archivos; la computación en la nube permite la “escalabilidad”, es decir, la posibilidad de incrementar los recursos de almacenamiento, procesamiento y análisis, así como su uso a través de Internet incluso desde dispositivos móviles.
En el caso de la inteligencia artificial se pueden ejecutar simulaciones, automatizar la clasificación y el análisis de los archivos, y así transformar los datos de los documentos en conocimiento útil para la empresa.
