Es obligatorio enviar la factura electrónica y que el cliente la reciba

En la empresa Servicios Múltiples Especializados S. A. (Sermules) empezaron a utilizar la factura electrónica hace pocas semanas.

Sermules se dedica a servicios de tercerización en limpieza, jardinería y fumigación, así como de rotulación comercial.

Allí optaron por el servicio iBOS, desarrollado por Tecapro, que se integra al software de validación del Ministerio de Hacienda y a los sistemas de la empresa.

“Está integrado a la contabilidad, disminuye la digitalización y es muy fácil de usar”, destacó Guiselle Caballero, administradora de Sermules.

Desde este 1° de mayo unos 22.000 contribuyentes del sector de mantenimiento industrial y mecánico, ingeniería civil, tecnología de alimentos, docencia y comunicación, entre otros, debían empezar a entregar facturas electrónicas a sus clientes.

Se cumple así el primer cronograma del Ministerio para diferentes sectores. En setiembre, octubre y noviembre deberán hacerlo otros contribuyentes.

Quedarán obligados todos los contribuyentes a generar facturas electrónicas y también los clientes a recibirlas.

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Obligados a recibirla

La obligación de recibir la factura electrónica rige para todas las empresas, entidades, profesionales y clientes, en general, que realicen compras de bienes y servicios.

“La persona no se puede oponer a la entrega de este tipo de comprobante”, dijo Minor Arias, coordinador del Programa de Factura Electrónica de la Dirección General de Tributación.

La factura electrónica se envía al correo electrónico que indique el cliente. Pero la factura generada en forma digital también se puede entregar impresa.

Aún así, es obligación de los receptores confirmar a la autoridad tributaria la aceptación (total o parcial) o el rechazo de la factura o de otros comprobantes electrónicos, lo que se hace de modo digital al recibir el documento digital.

Según la resolución DGT-R-012-2018 de Tributación, hasta las entidades y los contribuyentes del régimen simplificado que están exentos de emitir facturas digitales deben “tomar las medidas necesarias para garantizar la recepción de los comprobantes electrónicos”.

Las entidades exentas incluyen a las universidades estatales, los ministerios, las asociaciones solidaristas, la Caja Costarricense del Seguro Social, el Banco Central, la Asamblea Legislativa y el Consejo Nacional de Producción, entre otras.

En estos casos se trata de instituciones u organizaciones que brindan servicios “gratuitos, por lo cual no emiten facturas”. Pero si realizan algún cobro deberán emitir comprobantes electrónicos, indicó Hacienda.

Los contribuyentes acogidos al Régimen de Tributación Simplificada incluyen bares, comerciantes minoristas, estudios fotográficos, floristerías, panaderías, restaurantes, sodas, cafés, pescadores artesanales y transporte terrestre remunerado de personas.

También se abarca actividades de fabricación artesanal de zapatos, de muebles y de objetos de barro, loza, cerámica y porcelana, y de productos metálicos estructurales.

Todos ellos deben cumplir con las obligaciones establecidas para los receptores electrónicos, indicó Arias, como la confirmación ante el Ministerio de Hacienda para que se consideren como gasto.

Dunia Zamora, fiscal del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, explicó que la normativa permite entregar una factura impresa “por excepción”, pero no podrá incluirla como gasto en la declaración de renta.

“El requisito es que el gasto debe generarse conforme a las formalidades establecidas por la Administración Tributaria”, recordó Zamora.

Además de que las facturas emitidas por medio de otros métodos no se considerarán autorizadas para el respaldo de gastos, las personas físicas y jurídicas se exponen a sanciones.

Hacienda recalcó que en estos casos se aplicarán las sanciones establecidas en los artículos del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

Ahí se establece una multa equivalente a dos salarios base o el cierre del negocio por cinco días naturales si hay reincidencia.

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Más soluciones

Los contribuyentes, por su parte, pueden elegir entre más de 20 softwares y servicios en la nube de facturación que hay en el mercado.

El primer paso que deben realizar es realizar el registro en el sitio web del Ministerio de Hacienda a través de la página de la Administración Tributaria Virtual (ATV).

El segundo paso es tener el software o solución que van a utilizar. Pueden elegir el sistema de facturación que también dispuso Hacienda y que es sin costo alguno.

En el caso de empresas que cuentan con sistemas gerenciales tipo ERP o contables, deben confirmar con el proveedor si tiene un servicio o módulo de facturación que cumpla con los requerimientos de Tributación.

La otra alternativa es elegir alguna solución ofrecida por las desarrolladoras. Se aconseja obtener recomendaciones de precios, eficiencia del sistema, atención del cliente y servicios o valores agregados que brindan.

Tecapro, cuya solución iBOS se integra a sistemas empresariales ERP y de contabilidad, la ofrece en paquetes de $1.595 a $1995, que pueden pagarse en cuotas mensuales sin intereses.

“Nuestra solución iBOS se implementa en un solo día”, dijo Luis Gómez, gerente comercial de Tecapro. “Este tiempo puede variar dependiendo de las necesidades de las empresas.

iBOS también cuenta con mecanismos de seguridad y es multimoneda y multiusuario, así como permite la personalización del formato, la generación de códigos internos y electrónicos, y cuenta con un visor transaccional para facilitar reportes y auditorías.

Se incluyen funciones para aprobación de facturas cuando se requiere una o varias autorizaciones de los documentos digitales como parte de los procesos en las compañías.

Otra solución disponible en el mercado para empresas es el “conector” de la firma Soluciones Integrales en Tecnología (Sitsa).

Se trata de un software que se interconecta con el módulo de facturación de terceros, a ERP y a sistemas de punto de venta autónomos.

Sitsa también ofrece sistemas de puesto de ventas (conocidos como POS, por sus siglas en inglés) para comercios y para parqueos.

Los costos del sistema son de acuerdo a la cantidad de facturas mensuales que se generan: desde $313 (por 1.000 facturas al mes) hasta $2.708 (por 10.000 facturas al mes).

“Solo se paga el costo de los documentos electrónicos generados mensualmente o anualmente”, dijo Gerardo Cáceres, gerente de operaciones empresariales de Sitsa.

El sistema de Sitsa posee un monitor de transacciones de documentos electrónicos para verificar los que han sido aprobados por Hacienda, consultar los detalles, define usuarios y roles de acceso e incluye un set completo de reportes.

También puede consultarse por Internet, tiene un algoritmo de validación de información del cliente, se implementa con facilidad y cuenta con escritorio de consultas específico.

En Grupo Garnier se utiliza la solución de Sitsa. La elección se realizó después de evaluar una terna de proveedores y con la ventaja de ya utilizar soluciones de Sitsa en otras áreas. El software elegido se utiliza “en vivo” desde el 1° de abril.

“Se hizo la selección desde la perspectiva del usuario”, dijo Luis Alfredo Víquez, CEO de Grupo Garnier. “Es un sistema bueno y sencillo de utilizar”.

Víquez agregó que el sistema de Sitsa se integró al ERP de la empresa sin mayores problemas. En cuanto a los costos, el servicio se encuentra en el rango de lo que se ofrece en el mercado.

Dos más

Otra solución es la de Procom Tech Group dirigida a sectores de hotelería, alimentos y bebidas, spa, salones de belleza y estética, comercios al detalle y clubes sociales.

Christian Vargas, de Procom, indicó que cuentan con paquetes de prepago y de postpago, los cuales tienen precios por volumen de facturas y tiquetes electrónicos que se generen: desde ¢15 por documento o de ¢10 por documento para más de 10.000 facturas mensuales.

La solución permite a las empresas facilitar la gestión y control interno de la facturación, de cajas, de inventarios, de cuentas por cobrar y de datos de clientes.

Los profesionales y las empresas de distinto tamaño también pueden utilizar la solución R-eInvoices de la firma Ricoh, que además ayuda a la digitalización y gestión de documentos del negocio, incluyendo los comprobantes electrónicos relacionados con la facturación.

La solución de Ricoh se puede instalar en la empresa (bajo la modalidad on premise) o utilizarse como servicio en la nube desde $40 por mes dependiendo del volumen de documentos.

Una característica adicional de esta solución es que notifica cuando el cliente recibe la factura, aparte de las recibir las notificaciones y validaciones de documentos electrónicos emitidos de parte de Hacienda.

También cuenta con un portal para la gestión de los documentos enviados y recibidos, se integra a sistemas ERP y de contabilidad, y se ajusta a los cambios que implemente Hacienda.

El uso de la solución de Ricoh es independiente de si se tiene o no equipos multifuncionales de esta marca. “No es necesario”, afirmó Hernán Quirós, gerente general de Ricoh.