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Para predicar hay que dar ejemplo y para una firma como Intel, que se transforma de una empresa de computadoras a una de datos, eso es clave cuando la industria tecnológica impulsa las tecnologías de automatización.
El ejemplo lo da el Centro de Servicios de Finanzas de Intel Costa Rica con varias iniciativas de digitalización, por el cual obtuvieron el CFO Award junto con otros ocho equipos de Intel.
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Este es un reconocimiento global de la empresa en el área financiera y que fue otorgado por el actual CEO de Intel, Robert Swam, cuando todavía era el encargado de esa área.
“El premio nos da visibilidad de las capacidades del talento local”, destacó Marianela Urgelles, directora del Centro de Servicios de Finanzas en Intel Costa Rica.
Tareas rutinarias a digitalizar sobran. Por ejemplo, cinco veces por mes había que generar 34 reportes de gastos de los colaboradores de distintas plantas de Intel en el mundo.
La persona encargada ingresaba a una aplicación de recursos humanos, elegía el periodo de tiempo, copiaba y pegaba los datos en una hoja de cálculo. Dedicaba 540 horas anuales a eso.
Utilizando herramientas de Visual Studio, Selenium, SAP Scriptum y el mismo Excel, con el apoyo del departamento de tecnología de información, se automatizó este proceso.
La encargada ahora se dedica a analizar la información obtenida, identificar tendencias, comportamientos predecibles, y hacer recomendaciones de inversión y flujo de caja.
Digitalizar y crecer
Para elegir las tareas a digitalizar un grupo de colaboradores elige el proyecto individual, recibe una capacitación del área de tecnología de información y le dedica el 10% de su tiempo.
En el 2017 fueron 12 proyectos generaron ahorros en eficiencia equivalentes a 4.000 horas y al año siguiente se duplicaron las iniciativas y los resultados.
Actualmente hay más de 60 tareas automatizadas con ahorros de hasta 100.000 horas.
Algunas tareas automatizadas incorporaron robots, los cuales se programan para que inicien la tarea en el momento requerido y pasen a otra una vez terminada la anterior o se apaguen.
Los proyectos de digitalización se están replicando en la planta de Malasia, en Asia.
Además, los colaboradores costarricenses presentan y explican las iniciativas que ellos mismos han impulsado a ejecutivos de Intel en Oregón, Texas y Santa Clara, en Estados Unidos.
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Uno de los reportes que se automatizó fue el de los pagos o facturas pendientes de cancelar a los proveedores de la compañía en diferentes países.
Para los encargados del Centro de Servicios, personal preparado en contabilidad y finanzas, se trataba de labores rutinarias sin ningún reto profesional y con mucho menor correspondencia a los años y al esfuerzo dedicado a obtener la profesión.
Ahora su función es analizar el monto que se requiere para optimizar el flujo de caja y que los recursos generen ingresos financieros por intereses a la empresa, reduciendo o eliminando los fondos ociosos.
Timmothy Scott, gerente de relaciones corporativas de Intel Costa Rica, destacó que el proceso del Centro de Servicios es muy similar al que se vivió con la transformación de la planta de manufactura en un centro de investigación y desarrollo, en ambos casos para generar mayor valor agregado y con frutos positivos al atraer más operaciones corporativas.
En el país la empresa cuenta con una planilla de más de 2.100 personas, de las cuales unas 1.000 están en el centro de servicios. Este último tiene 15 años de operar en el país.
Ahí se incluyen 300 colaboradores del área de finanzas, de las cuales 110 posiciones fueron creadas en los últimos años a partir de las iniciativas de digitalización.
Entre los puestos creados se encuentran analistas financieros, de costos y de capital.
La automatización permitió que la corporación valorara dejar estas tareas a cargo del Centro de Servicios en Costa Rica, en lugar de trasladarlas a otro país o de encargarlas a otras empresas.
Otro resultado positivo es que los colaboradores pasaron de tareas muy rutinarias a procesos de valor agregado y, por consecuencia, se redujo el grado de rotación de personal a la mitad que muestra la industria.
De paso los empleados conocen herramientas informáticas y aprenden a automatizar.
Cambio de chip
El programa de digitalización se inició en la sede de San Antonio de Belén hace seis años con el cambio cultural, bajo el liderazgo de Jancy Castro, quien ahora está en Intel Brasil.
Empezó con el cambio cultural para que los colaboradores tengan conciencia de la transformación en camino y sean ellos quienes identifiquen los proyectos a digitalizar.
En cada propuesta de automatización, el primer paso es optimizar la tarea pues no se trata ni de hacer lo mismo ni de digitalizar deficiencias.
Víctor Barrantes es contador de formación y estaba a cargo de la gerencia de impuestos de expatriados, que debe estimar las cargas tributarias que deben cancelar los colaboradores de Intel de acuerdo con el país en que se encuentren para realizar la deducción respectiva.
Él se involucró desde hace tres años con la tecnología de analítica avanzada.
Una tarea de rutina que automatizó fue la asignación de códigos arancelarios a más de 1.000 productos terminados.
La labor era realizada por dos personas formadas en contabilidad y aduanas. Cada búsqueda implicaba siete minutos, por lo que se gastaban 7.000 horas anuales.
Para automatizar esta tarea, se construyó un algoritmo con lenguaje de programación R, el cual tiene un enfoque en el análisis estadístico.
El algoritmo toma la descripción del producto terminado y asigna el código de acuerdo con la base de datos. Si hay un nuevo código, basándose en el aprendizaje automático, al algoritmo lo incorpora en forma automática.
Digitalizar esta tediosa tarea permite ahorros de 1.200 horas anuales, reduce errores, aumenta la calidad y cambia la labor de los colaboradores, que ahora son responsables de dar mantenimiento y auditar el sistema.
La idea es aplicar el algoritmo a la asignación de códigos de materia prima y de productos en proceso, con la perspectiva de generar ahorros de hasta 5.000 horas.
Alexander Aguirre, líder de automatización inteligente en Intel Costa Rica, indicó que en la digitalización también se puede aplicar tecnologías de Robotic Process Automation (RPA).
En perspectiva, se puede completar la automatización con inteligencia artificial.
