¿Dónde está guardando los archivos XML y los PDF de las facturas electrónicas que genera por ventas a sus clientes o las que recibe de sus proveedores?

Si es en su computadora personal o en un viejo equipo guardado por ahí en un rincón, puede estar corriendo un grave riesgo.

Usted debe tener un servicio de almacenamiento seguro y confiable, que le permita tener a disposición las facturas electrónicas cuando lo requiera y cuando la Dirección General de Tributación le realice una auditoría.

“El contribuyente tiene que involucrarse”, recordó Christian Vargas, gerente de desarrollo de Procom. “Hay muchos obligados que no tienen consciencia de que ellos son los responsables ante Tributación”.

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La firma es proveedora de sistemas de facturación electrónica y acaba de lanzar un servicio de almacenamiento, también disponible para contribuyentes que utilizan otros sistemas de facturación.

Procom recientemente obtuvo la certificación de GS1, la asociación sin fines de lucro que agrupa a empresas para el desarrollo del comercio electrónico y forma parte del Comité Nacional de Factura Electrónica.

Aunque en el país no hay una certificación de los proveedores por parte del Ministerio de Hacienda, GS1 tomó la iniciativa de otorgar un sello que sirva como garantía de que el servicio cumple con lo exigido por esa cartera.

Actualmente se estima que hay 500 proveedores de facturas electrónicas, de los cuales sólo 20 tenían hasta mayo pasado el sello de GS1 en forma voluntaria.

Según el mismo Hacienda, el 54% de los inconvenientes que se presentan con las facturas electrónicas obedece a comprobantes que incumplen los requisitos. De ellos, un tercio corresponde a reenvíos de comprobantes que dieron error y 10 % por tokens expirados.

“Debe ser un proveedor con experiencia en el mercado costarricense, con buena reputación y solidez”, recomendó Michael Salazar, director general de Logical Data, que ofrece sistemas gerenciales tipo ERP e incluye soluciones de facturación.

Cuidados

Las facturas electrónicas deberán cumplir con la versión 4.3 emitida por Hacienda, lo cual debe ser verificado por cada contribuyente con su proveedor.

La nueva versión, aparte de exigir el ajuste de las facturas para la aplicación del Impuesto al Valor Agregado (IVA), también incluye otras modificaciones introducidas por Hacienda, como la factura de compra.

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Los contribuyentes deben cerciorarse dónde y cuál es el almacenamiento de los archivos que se está realizando, con el fin de garantizar la disponibilidad de la información.

“Debe ser en servicios en la nube locales y debidamente certificados. El contribuyente debe disponer de los documentos en tiempo y forma”, insistió Vargas.

Tanto para garantizarse que podrán contar con los archivos cuando los requieran como para asegurarse un servicio de calidad es imprescindible revisar los contratos con los proveedores y establecer acuerdos de nivel de servicios (SLA, por sus siglas en inglés).

A través de los contratos y los SLA los contribuyentes deben asegurarse condiciones mínimas de acceso, soporte, disponibilidad, estabilidad, redundancia, seguridad informática y atención de servicio.

El contribuyente también debe tener un respaldo de toda la información de facturación mediante otro servicio, en caso de ruptura de contrato con el proveedor o de desaparición de éste.

Debe recordarse, además, que las facturas electrónicas no pueden borrarse ni alterarse. En caso de un error en la facturación, se genera un nuevo comprobante electrónico en forma de una nota de crédito o débito.

Los PDF, el formato de factura electrónica para que sea visualizado por las partes, también debe cumplir con la información exigida por Hacienda.

Hay que poner atención también al cumplimiento de los proveedores en los envíos de archivos de factura electrónica, pues Hacienda ha bloqueado a los que no siguen las buenas prácticas y generan saturaciones de la plataforma de validación.

Para Salazar, de Logical Data, hay que buscar en el proveedor que ayude con los procesos informáticos que dan a las empresas el soporte funcional, legal y fiscal.

“Dependiendo del tamaño de empresa también deben buscar proveedores acordes a sus necesidades y obligaciones”, explicó Salazar. “Una corporación grande no debería estar con un proveedor chico que no pueda dar respuesta o soporte a su nivel de exigencia”.