Escuchar
Para las Pymes las tecnologías de información y comunicación (TIC) son una palanca que ayuda a su eficiencia en los negocios, y entre los sistemas a los que puede optar están los software de código libre. Tan solo en tres pasos es factible que Usted pueda utilizarlos en su empresa, considerando que las ventajas “van más allá” de su costo.
Precisamente el pasado 1 de noviembre el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (Meic) organizó un evento sobre el tema, como parte del programa de fortalecimiento de las Pymes que se desarrolla en conjunto con la Universidad Nacional y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).
En esta actividad se dieron a conocer opciones de software libre como Open Bravo Pos (para puntos de venta), HotelDruid (para manejo de reservaciones en hoteles) y LibreTours (para operadoras de tours).
Las Pymes deben también considerar que actualmente muchos software licenciados o propietarios pueden utilizarse a través de Internet, en lo que se conoce como Cómputo en la Nube, donde también hay ahorros en costos y otras ventajas, como la actualización automática de parte de los proveedores incluyendo a firmas como Microsoft Corp.
En el país también Radiográfica Costarricense S.A. (Racsa) ofrece este tipo de alternativas, en alianza con varias empresas de tecnología, y Google Inc. tiene su servicio de Google Apps, donde una PYME puede contar con hasta diez correos electrónicos gratuidos con su propia dirección y aplicaciones en línea de oficina (procesador de texto, hoja de cálculo, presentaciones) con funcionalidades de colaboración de la misma forma que en un Gmail.
La opción del software libre
Francisco Mata, director del proyecto de fortalecimiento de las capacidades TIC en Pymes y Gobiernos Locales mediante el Uso del Software Libre y director de la Escuela de Informática de la UNA, aseguró que debido a las limitaciones financieras que afrontan las Pymes, el software libre presenta una opción que –si bien no es necesariamente gratuito- tiene bajos costos de instalación en comparación con el software propietario o licenciado.
“En muchos casos es cero”, aseguró.
Además el especialista destacó que se el software libre tiene la ventaja que se puede modificar o adaptar a las necesidades específicas de una empresa pues su código es abierto.
Según Mata esta segunda ventaja es muy importante para las Pymes, pues les permite hacer cambios a software ya existente, sin la necesidad de pagar a una compañía para tener acceso a la lógica de un programa.
El especialista agregó que también se puede disponer de soluciones por industria o por actividad.
Mata indicó que si bien no existen opciones de software libre para todas las aplicaciones de una empresa, sí lo hay para aquellas que son más comunes como es el caso de la oficina (ofimática) o los sistemas de contabilidad.
Recomendaciones para escoger
1. Tener claras las necesidades
En primer lugar, Usted tiene que tener claro cuáles son sus necesidades o requerimientos de su negocio, si el sistema es para oficina o para contabilidad, cuántos usuarios tendrá y qué funciones requiere, por ejemplo. De acuerdo a eso puede revisar las opciones existentes en Internet.
2. Probar el software
Una vez definidas las necesidades, el software debe ser probado. Esto es posible debido a que la mayoría del software libre se puede descargar gratuitamente a través de Internet.
Esta prueba tiene la ventaja de que el software puede ser estudiado y analizado previo a su puesta en operación.
En comparación, en el caso del software desarrollado a la medida (cuando una empresa encarga a una desarrolladora para que diseñe el programa informático para su negocio), la prueba sólo se puede realizar cuando el mismo se encuentra en una etapa muy avanzada de programación, en la cual podría ser posible encontrar serios problemas y ya se ha invertido muchos recursos y tiempo.
3. ¿Resuelve el problema existente?
Una vez probado el software, la PYME debe determinar si el mismo satisface los requerimientos identificados.
En el caso que no los satisfaga, la empresa puede tomar la decisión de:
-Cambiar sus procesos para adaptarse al software, lo cual implica un proceso de reingeniería canalizada.
-Modificar el software para adaptarlo a sus necesidades, lo cual requiere contar con capacidad técnica propia o contratar a una compañía para hacerlo.
-Descartar el uso del software estudiado y buscar otro que mejor se adapte.
Cuidados a tener en cuenta
Mata indicó que en realidad los cuidados con el software libre no son muy diferentes a que hay que tener para escoger, implementar y utilizar software licenciado o hecho a la medida.
En esta línea una ventaja que presenta el software libre es que es posible escoger varias opciones y luego adquirir otro siempre que sea compatible.
Uno de los temas a considerar –de acuerdo con los críticos del software libre- es calcular los costos de mantenimiento y quién puede darle soporte o arreglar problemas si se presenta una dificultad con el software.
Francisco Mata, de la UNA, resaltó que es importante resaltar que las ventajas del software libre van más allá del costo.
“Estas ventajas también están fundamentadas en aspectos técnicos como seguridad, confiabilidad y uso de estándares abiertos. No es extraño ver cómo empresas grandes hacen uso del software libre de manera deliberada. Lo anterior pone en claro que si tales empresas lo hacen, con mayor razón las PYMEs deberían hacerlo”, aseguró.
