La coyuntura económica actual, causada por la pandemia del coronavirus, no debe paralizar a las empresas y más bien es una oportunidad para hacer ajustes con el fin de mantener la operación y aprovechar oportunidades, así como para prepararse para el “día después”.

Los emprendedores y empresarios deben sentarse a analizar fríamente la situación, con realismo (sin pesimismo), tomar decisiones razonables y accionar un plan de operación ajustado a la situación.

“Separe el componente emocional”, recomendó Alex Barboza, director general de CFOBOTS. “Trate de ver la realidad lo mejor posible, sea brutalmente realista”.

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CFOBOTS es una empresa de tecnología que diseña sistemas automatizados o robots de contabilidad y finanzas.

¿Cuál es la fórmula o ecuación que las empresas deben resolver?

Dos opciones

Sin hablar de flujo de caja, usualmente se puede mejorar la rentabilidad incrementando los ingresos y ajustando los costos.

Hay pocas probabilidades de incrementar ingresos, tanto por la situación local como por la contracción global.

Se debe mirar, entonces, los ajustes en costos, donde muchas empresas han optado por la reducción de operaciones, de jornadas laborales y de personal.

Barboza sugiere que para tomar estas decisiones el emprendedor o empresario no debe apresurarse.

Valore

Antes de tomar una decisión como reducir operaciones, jornadas laborales y personal, la mayoría de las empresas –excepto en turismo y comercio donde la situación es más drástica– deben valorar todos los escenarios y factores posibles.

Primero, debe establecer hasta dónde se puede reducir las operaciones y si hay labores que es factible se realicen mediante teletrabajo o trabajo remoto.

Segundo, identifique cuáles procesos o proyectos no pueden detenerse, en cuál etapa se encuentran y cuáles puestos, cargas de tiempo y responsables están asociados.

Cuidado

El remedio no puede ser peor que la enfermedad.

“El ajuste debe hacerse sin afectar la calidad del servicio que se sigue brindando”, advirtió Barboza. “No necesariamente reducir la jornada a todo el mundo por igual puede ser efectivo”.

El ajuste puede ser paulatino o según áreas y puestos.

Es posible que actualmente, por la etapa en que se encuentra un proyecto, se requiera más a una parte del personal que a otra y que en las siguientes semanas, cuando se haya avanzado, se necesite que otros puestos se activen.

Concientice

Tanto proveedores y clientes como colaboradores deben saber cuáles servicios, proyectos y operaciones se mantienen.

“Debe existir una buena comunicación”, recalcó Barboza. “No es de enviar un correo electrónico para comunicar la reducción generalizada”.

Hay que hacer una labor de concientización sobre la necesidad de hacer ajustes sin afectar la productividad.

Todos lo agradecen, reduce el estrés y evita problemas a futuro.

Optimice

Al definir cuáles procesos, operaciones, actividades y tareas mantendrá, evalúe desperdicios de tiempo e ineficiencias.

Es el momento de redefinir y ajustar el funcionamiento de la empresa y de las áreas para lograr mejores resultados, quitando pasos y procedimientos innecesarios.

Aplique

La optimización de operaciones puede hacerse basándose en las herramientas tecnológicas disponibles o dando el salto ya a nuevos sistemas que automatice tareas rutinarias.

Por ejemplo, uso de robots de contabilidad y finanzas donde se automatiza y se digitaliza tareas como recibir, clasificar y registrar las facturas electrónicas en tiempo real.

Para efectos de comunicación y trabajo remoto puede incorporar herramientas, las cuales luego seguirá usando cuando la situación se normalice, para monitorear la operación.

Flexibilice

Los clientes también deben estar tan perdidos en esta situación como todos los demás.

Valore flexibilizar los términos de pago para que se sientan cómodos, sigan comprando o pagando y así Usted se asegure la recuperación de las cuentas por cobrar.

Puede utilizar plazos extendidos, arreglos de pago y otros mecanismos.

Promocione

La publicidad actual debe ir enfocada a mantener su posición en el mercado y ante sus clientes, a darles tranquilidad sobre la disposición de la empresa a brindar sus servicios y recordar la marca, así como ganar espacio pensando en el futuro.

Diversifique

Analice innovar con servicios o productos complementarios de su centro o core de negocio para aprovechar oportunidades de mercado.

Redireccione servicios, genere nuevos, modifique otros. Busque mantener ingresos para cubrir sus costos fijos. Efectúe un replanteamiento de la operación.

Recuerde que es mejor mantener al personal, en el cual ya ha invertido tiempo y dinero, para mantener el nivel de operación y calidad de su servicio durante y después de esta coyuntura.

“Despedir puede ser apresurado. Evalúe el impacto de reducción de personal”, dijo Barboza.

Mejore umbral

Esta crisis le habrá mostrado cuál es el nivel de preparación que tiene su empresa para enfrentar una contingencia.

Analice alternativas de financiamiento con proyectos de innovación sólidos: aprovechar líneas de crédito para pagar la planilla o capitalización de la empresa con inversionistas.

Incluso en comercio se puede aprovechar que hay locales vacíos, con buenas ubicaciones y probablemente a costos de ganga (“amarre un contrato a largo plazo a buen precio”).

Negocie

Revise con los proveedores mejores condiciones de pago y mejores precios para los productos, sin necesidad de afectar las relaciones.

Decida

Tome decisiones racionales y razonadas.

“Identifique cuáles son las circunstancias, qué desea y qué se puede lograr para mejorar los ingresos. Ser realista no es ser pesimista. Es una situación difícil pero determine qué puede lograr”, reiteró Barboza.