Mantener el orden, asesorarse bien y otras recomendaciones para evitar quedar expuesto y multas de Tributación

Los errores son parte del ejercicio ordinario de un negocio, por lo que no se puede descartar tener que enfrentar una fiscalización hacendaria e incluso multas por algún error en la presentación de las declaraciones tributarias. ¿Qué hacer frente a estas situaciones?

“Nadie está exento de cometer un error en una declaración, especialmente con tanto cambio reciente en nuestra legislación”, advirtió Raymundo Volio, director de Actualidad Tributaria y del Bufete Raymundo Volio Abogados y Consultores Tributarios.

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El proceso de fiscalización también puede ocurrir aunque una empresa no cometiera ningún error. “Todas las empresas están sujetas a la fiscalización”, señaló Alberto Porras Rojas, socio director de GCF Consultores.

La fiscalización tributaria puede ocurrir en cualquier momento con multas de hasta 150 veces el impuesto que se haya dejado de pagar según la autoridad, más los intereses y mora de forma retroactiva.

Más que prepararse para un proceso de este tipo, los contribuyentes (ya sean personas físicas o jurídicas) deben establecer acciones para prever errores y eso depende del orden, el soporte (documental y electrónico) de sus ventas y declaraciones, y la asesoría fiscal.

El Ministerio de Hacienda y la Dirección General de Tributación cuenta con mejores recursos tecnológicos y controles cruzados para detectar situaciones y realizar fiscalizaciones a profundidad de lo declarado, los comprobantes y los registros que lo sustentan (control intensivo) como a partir de la información suministrada por otros (control extensivo).

¿Cuáles son las principales situaciones que generan que las autoridades tributarias realicen un proceso de fiscalización de una empresa?

Las fiscalizaciones responden generalmente a los planes anuales de fiscalización, los cuales son publicados en el Diario Oficial La Gaceta una vez al año. Según Volio, anualmente se realizan unas 1.000 fiscalizaciones, menos del 0,1% del total de contribuyentes.

Otras situaciones que llaman la atención y generan procesos de fiscalización tributaria son:

—Incrementos injustificados de patrimonio, bienes de alto valor en sociedades sin que la sociedad haya reportado ingresos o repartido dividendos a sus accionistas.

—Ingresos no gravables que superen el 10% del ingreso bruto del contribuyente.

—Que el obligado tributario no haya presentado las declaraciones, incluyendo la del Registro de Transparencia y Beneficiario Final.

— Que el obligado tributario presente errores u omisiones en los datos del Registro Único Tributario.

—Cuando los participantes en las personas jurídicas costarricenses sean personas jurídicas ubicadas en el exterior y el beneficiario final sea un sujeto domiciliado en Costa Rica.

—Cuando no se pueda determinar un beneficiario final de una sociedad, por participaciones directas o indirectas de titularidad.

—Pérdidas recurrentes en los últimos cuatro períodos fiscales.

—Transacciones inmobiliarias que no hayan cancelado el impuesto sobre ganancias de capital.

—Diferencias en ingresos reportados como erogaciones con socios comerciales.

—Pasivos en favor de socios sin el debido soporte documental.

Otras situaciones que generan procesos de fiscalización:

—Que los valores reportados por el contribuyente dentro de sus declaraciones, varíe de la información que la Administración tiene en su poder producto de terceros o de información interna.

—Que sus indicadores tributarios o financieros se desvíen significativamente de los indicadores promedio de la actividad económica en que se desempeñan

—No cumplir con requerimientos de información.

—Generar créditos o saldos a favor del IVA por varios periodos.

—Rectificar declaraciones disminuyendo el impuesto a pagar.

—Vinculación con sujetos fiscalizados.

—Denuncia anónima.

—Pertenecer a los sectores o actividades económicas que establezca la DGT, mediante resolución publicada con antelación al inicio del Plan Anual de Fiscalización (ver recuadro).

¿Cuáles son las medidas que deben mantener las empresas para no verse sometidas a este tipo de procesos?

A pesar de que la Administración Tributaria puede fiscalizar a cualquier contribuyente, lo cierto es que sí es posible evitar quedar en situaciones de riesgo fiscal.

Para evitar fiscalizaciones deben cumplirse las obligaciones tributarias en tiempo y forma para evitar caer en alguno de los criterios de selección “evitables”, pagar los impuestos correctamente, cumplir sus deberes formales, no quedar expuesto en situaciones de riesgo fiscal y tener una revisión proactiva previa de las cuentas con el objetivo de identificar los eventuales riesgos a afrontar.

“Es fundamental que las empresas documenten de manera proactiva partidas presentes en el balance de comprobación, que puedan representar riesgos fiscales”, dijo Pablo González, director de impuestos Sfera Legal.

¿Cuáles son las medidas que debe ejecutar una empresa cuando las autoridades tributarias inician un proceso de fiscalización?

Tener la información de la actividad es una obligación operativa permanente para cualquier contribuyente, profesional independiente y negocio.

En caso de una fiscalización tributaria se debe también suministrar la información y documentación que las autoridades fiscales lo requieran, no se puede ser renuente y asistir ante la Administración Tributaria si es requerido a contestar preguntas.

Busque asesoría tributaria profesional para atender la fiscalización.

No vaya solo. El contribuyente debe acompañarse de un asesor tributario con experiencia.

“Las autoridades tributarias se dedican a fiscalizar y cobrar impuestos diariamente. Sería un suicidio fiscal asistir a estos procesos sin asesoría experta. Aquí no aplica el que nada debe nada teme, toda vez que el trabajo de tributación es cobrar los impuestos. Entre más cobre, mejor para ellos”, insistió Volio.

¿En qué consiste un proceso de fiscalización?

Consiste en la revisión, por parte de la Administración Tributaria, del cumplimiento adecuado de las obligaciones que tiene el contribuyente.

La DGT entrará a verificar si lo reportado o no (recordemos que uno de los criterios objetivos de fiscalización es la no presentación de declaraciones) por el contribuyente es correcto.

La Administración revisa la contabilidad y sobre todo los soportes documentales de esta (contratos y facturas, entre otros) para determinar si el contribuyente cumple correctamente con sus obligaciones.

La fiscalización es el proceso técnico para cobrar impuestos, con reglas establecidas (existe un reglamento que define los criterios objetivos de selección de contribuyentes para fiscalización) y cuyo resultado el contribuyente tendrá la oportunidad de revisar y discutir.

González indicó que se trata de una revisión de información general y específica del contribuyente, la cual va desde la presentación y revisión de los estados financieros y de las transacciones específicas que hayan disminuido la base imponible del impuesto revisado.

¿Qué pasa después de la fiscalización?

Al concluir la fiscalización la DGT comunica y explica al contribuyente el resultado de lo analizado, el cual puede terminar en:

—Cobro de impuestos: al encontrar diferencias en los impuestos liquidados por el contribuyente, la Administración Tributaria emite un cobro referente a los impuestos e intereses, además de la correspondiente sanción, que puede ser de hasta el 150% del impuesto no pagado.

—Una devolución de impuestos pagados de más.

—Confirmación de lo declarado (el aval de parte de la DGT que lo declarado se realizó correctamente).

Al informarse al contribuyente el resultado este puede optar por aceptar lo revisado y proceder a pagar lo debido. También puede oponerse (para lo cual tiene un plazo de 30 días hábiles) y proceder a defenderse mediante la forma técnica que le permite la ley al contribuyente.

“La Administración está obligada a iniciar un procedimiento sancionador en donde el contribuyente podrá defenderse”, recordó Porras.

¿Una empresa puede recurrir o apelar lo encontrado por Hacienda? ¿Cómo se debe realizar?

El contribuyente, tan pronto recibe el resultado de la DGT, iniciará un terrible calvario de recursos y oposiciones para defenderse de lo cobrado.

—Impugnación de propuesta motivada y ofreciendo pruebas.

—Revisión y determinación de DGT.

—Recurso de revocatoria.

—Recurso de apelación al Tribunal Fiscal Administrativo.

—Admisión del recurso de apelación.

—Presentación de argumentos y pruebas ante ese Tribunal.

—Resolución del Tribunal.

—Proceso contencioso de impugnación de los resuelto.

—Recurso de casación.

Las sanciones impuestas pueden ser reducidas en caso de que se acepten los cargos de la Administración Tributaria por lo que la valoración de si se impugna o no debe ser bien analizada

Tampoco es obligatorio para el contribuyente agotar la vía administrativa (salvo si es materia municipal), por lo que puede saltarse la etapa recursiva y acudir al Tribunal.

“Todo este proceso puede durar de 10 hasta 15 años en promedio”, recordó Volio.

¿Cuáles otras recomendaciones deben tener en cuenta los contribuyentes?

—Tenga paciencia. El sistema de apelaciones es tan ineficiente que con independencia de si gane o no el proceso, la inflación y la eliminación del pago de intereses resultará en un pago final efectivo menor.

—Realice una auditoría fiscal preventiva, en la que la empresa someta la información fiscal a juicio de un tercero diferente de Hacienda, con el objetivo de determinar cuáles son los riesgos y minimizarlos antes de que sea notificado por parte de Hacienda un requerimiento formal de información.

—Asesorarse desde el inicio de la comunicación de actuación fiscalizadora notificada. En estos casos es recomendable que la información sea analizada por un asesor objetivo para analizar posibilidades de acción ante los requerimientos de información”, dijo González.