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¿Ha perdido alguna oportunidad de negocios debido a que su pyme no cumplía con algún requisito legal que era exigido?
Algunas pymes le rehúyen a la formalización, pues consideran que los trámites por cumplir son muchos y que los costos son altos.
Sin embargo, pierden de vista los aspectos positivos que les trae a su negocio: más posibilidades de crecer, la tranquilidad de saber que se cumple con las normas jurídicas y de que no va a recibir sanciones de una autoridad administrativa ni judicial.
Además, con la formalización una pyme tendrá mayores posibilidades para:
-Participar en licitaciones o en procesos de contratación que efectúa el Estado, debido a que este no negocia con empresas informales.
-Establecer contratos con aquellas empresas privadas que solo se relacionan con negocios debidamente formalizados. Por ejemplo, transnacionales como Walmart aceptan como proveedores a empresas que estén formalizadas y que cumplan con las normas sanitarias y de etiquetado, entre otros requisitos.
-Acceder a créditos más fácilmente, pues las entidades financieras solicitan documentación y requisitos que generalmente las empresas legalizadas poseen.
-Poder registrarse como pyme ante Sistema de Información Empresarial Costarricense (SIEC) del Ministerio de Economía, Industria y Comercio, que exige cumplir con por lo menos dos de tres requisitos del artículo 3 de la Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas.
La cantidad de trámites que tenga que realizar una empresa variará según el tipo de actividad a la que se dedique. Pero, hay una serie de trámites generales que deben realizarse. Veamos algunos de ellos:
Crear una sociedad y registrarla
Uno de los primeros pasos para formalizar su empresa es constituir una sociedad a través de la cual pueda operar su negocio.
Debe acudir a un notario público para realizar todo el procedimiento, que luego es inscrito en el Registro Público.
El artículo 17 del Código de Comercio se refiere a la existencia de cuatro sociedades mercantiles: la sociedad en nombre colectivo; la sociedad en comandita simple; la sociedad de responsabilidad limitada; y la sociedad anónima.
Aisha Acuña Navarro, abogada del área de Derecho Corporativo del bufete Lexincorp, expresó que las más utilizadas en el país son las dos últimas: la de responsabilidad limitada y la anónima. Estas son muy similares a nivel operativo (pues tienen algunas diferencias teóricas desde el punto de vista jurídico).
Se recomienda usar la de responsabilidad limitada cuando quien va a operar el negocio es una sola persona o dos personas, pues la ley permite nombrar, como mínimo, a un solo gerente en ella, quien se dedicaría a dirigir la empresa.
Entre tanto, la sociedad anónima se emplea cuando la pyme es un poco más grande, pues la ley exige nombrar al menos al presidente, tesorero, secretario y fiscal.
No se aconseja rellenar dichos puestos con familiares o amigos que no estén relacionados con la empresa, sino con personas que realmente van a formar parte del negocio, para evitar posteriores conflictos o malos entendidos.
“Después la gente (esos familiares) ni sabe, ni se acuerda, o está pidiendo algún trabajo y le hicieron algún estudio y dice: ¿qué estoy haciendo en esa sociedad? ¿Por qué estoy aquí?”, advirtió Acuña.
Por otro lado, antes de que se escoja un nombre para la empresa y se emitan documentos con esa denominación como etiquetas o afiches, se haga la respectiva revisión en el Registro Nacional para saber si ya existe una empresa con ese nombre. Esto es importante para evadir conflictos legales y la pérdida de dinero.
Uso de suelo, permiso de funcionamiento y patente
Toda empresa debe operar en un establecimiento o sitio físico y para ello debe cumplir con la solicitud de uso de suelo, con el permiso de funcionamiento y con la patente municipal.
De acuerdo con el plan regulador del municipio en el que va a funcionar el negocio, se debe verificar si donde se quiere establecer se puede llevar a cabo esa actividad.
Hay que cumplir con los requerimientos de uso de suelo, así como solicitar el permiso de funcionamiento ante el Ministerio de Salud.
Posteriormente, se regresa a la municipalidad para sacar la patente, lo que llaman la licencia comercial.
Registro ante la CCSS y seguro del INS
Las pymes también deben registrarse ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) como patrono -si cuenta con al menos un empleado- y registrar a sus trabajadores.
Conforme se tiene más empleados se van incluyendo en la planilla.
Igualmente, se debe inscribir a los trabajadores ante el Instituto Nacional de Seguros (INS) para que cuenten con el seguro de riesgos del trabajo.
Inscripción ante Tributación
La empresa también debe inscribirse ante la Dirección General de Tributación (DGT) del Ministerio de Hacienda como sociedad activa.
Tributación tiene dos tipos de sociedades: sociedades inactivas y las activas. Las inactivas son las que no tienen ningún tipo de actividad económica, sino que se constituyeron usualmente para ser propietarias de bienes.
Las activas son las que desarrollan algún tipo de actividad económica.
Según el tipo de actividad que se desempeñe, la empresa deberá inscribirse como contribuyente del impuesto sobre la renta o también del impuesto sobre las ventas.
Otros trámites
De acuerdo con el servicio que ofrezca o con el producto que venda, deberá hacer otros trámites, por lo que es necesario que busque asesoría.
Por ejemplo, si usted tiene una pyme que se dedica a producir alimentos, cosméticos, productos naturales, medicamentos, suplementos de dieta, entre otros, y los vende en el mercado, debe cumplir con el registro sanitario ante el Ministerio de Salud.
Si es un exportador o importador, debe realizar los trámites requeridos ante la Promotora del Comercio Exterior (Procomer).
Si tiene que realizar alguna construcción, debe realizar trámites municipales y probablemente ante la Secretaría Técnica Nacional Ambiental (Setena).
Consulta además nuestro manual para formalizar su negocio aquí.
