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Si su pyme prevé contratar empleados o recientemente los contrató, uno de los temas que debe manejar son las vacaciones, pues es uno de los derechos de los cuales estos gozan.
Juan José Montero, abogado experto en asuntos laborales de la firma BLP,explicó que el fin de ellas es que lostrabajadores tengan un tiempo de descanso físico e intelectual de sus empleos y que recarguen energías.
El Código de Trabajo establece que ese periodo sea de por lo menos dos semanas cada año, aunque la empresa puede brindar plazos mayores.
Concretamente, esta norma dice que las vacaciones se fijan "en dos semanas por cada cincuenta semanas de labores continuas, al servicio de un mismo patrono".
Es importante que como empleador comprenda que en ese espacio el trabajador tiene derecho a desligarse completamente de sus tareas, por lo que no es correcto estarlo llamando o enviarle correos constantemente relacionados con su empleo.
Ante la ausencia de un trabajador en su etapa de vacaciones, debe tomar las previsiones necesarias, como buscar un sustituto o asignarle las tareas a otra persona.
Por otro lado, la legislación estipula que las vacaciones se deben disfrutar de forma seguida en esas dos semanas, solo en casos excepcionales se pueden dividir en dos fracciones como máximo.
Si se divide en dos etapas (por ejemplo, que se utilice una semana en julio y la otra en octubre) debe haber un acuerdo entre el empleado y el patrono y procede para trabajos especiales en los que una ausencia larga del trabajador puede causar problemas en la empresa. Por ejemplo, puestos esenciales.
Montero mencionó que si sucediera que una persona se incapacita durante las vacaciones, ya sea por la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) o por el Instituto Nacional de Seguros (INS), estas se suspenderán y no se podrán rebajar los días que coinciden con la incapacidad.
Por otro lado, el patrono tiene la posibilidad de determinar cuándo será que el trabajador aproveche sus vacaciones: esto es dentro de las 15 semanas siguientes de cumplir cada año de labores, cada vez que obtiene el derecho de vacaciones.
Sin embargo, por costumbre, se permite que los trabajadores sean quienes soliciten las vacaciones.
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¿Cómo se calcula el pago?
Durante el periodo de vacaciones al trabajador se le paga como si hubiese laborado.
Montero recordó que la normativa señala que cuando una persona va a disfrutar de sus vacaciones, el patrono debe pagarle el promedio del salario recibido durante las últimas 50 semanas de labores.
Esto significa que se tienen que promediar los pagos realizados como salario base, más pagos extraordinarios (abarca horas extras, comisiones, incentivos y todos los pagos realizados durante el año).
Veamos un ejemplo.
Para simplificarlo, imagine que el trabajador recibe un salario base de ¢700.000 cada mes y que no se le pagan comisiones, horas extra, bonificaciones, ni ningún monto extra. En ese caso, la pyme cancelará el equivalente a esos días de vacaciones.
Si el trabajador se va de vacaciones en las últimas dos semanas de este mes de julio, se le pagaría la quincena normalmente.El monto sería de ¢350.000 y a ese dinero se le hacen las deducciones de cargas sociales e impuestos, como se efectúa siempre.
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¿Qué pasa si se termina la relación laboral?
1) Si se despide al trabajador o este renuncia antes de que cumpliese el año de trabajo, se le debe pagar un día de vacaciones por cada mes laborado.
Por ejemplo, si el empleado trabajó cuatro meses y ganaba ¢450.000 al mes (bajo el supuesto de que no hizo horas extras ni recibió comisiones, ni nada adicional), se le deben pagar ¢60.000 de vacaciones.
¿De dónde sale ese monto?
Primero se debe calcular el salario diario de trabajador. Si se paga de modo quincenal o mensual se debe dividir entre 30: ¢450.000/30, que es igual a ¢15.000.
Posteriormente, se debe multiplicar ¢15.000*4 (número de meses laborados), que da como resultado ¢60.000.
2) Otra situaciónpodría ser que se despida al trabajador o este renuncie después de haber cumplido el año de labores. En este caso, se tienen que pagar los días de vacaciones acumulados y que estén pendientes de ser disfrutados.
Veamos otro ejemplo.
Supongamos que el trabajador laboró desde el 1 de julio del 2016 hasta el 30 de junio del 2017 (12 meses). Él ganaba ¢700.000 al mes y hubo meses en los que se le pagaron horas extra.
Por nueve meses se le pagaron ¢700.000 y por tres meses de la siguiente forma: ¢800.000 un mes, otro mes ¢750.000 y otro mes ¢740.000.
Primero se deben sumar todos los 12 salarios y dividirlos entre 12 para sacar el salario promedio mensual. Esto es igual a ¢715.833,33.
Posteriormente, se debe sacar el salario promedio diario. Se debe dividir ¢715.833,33 entre 30, lo que da ¢23.861,11.
Los días de vacaciones serían 12, los cuales provienen de la cantidad de meses laborados.
Finalmente, se multiplica el salario diario por 12, lo cual da como resultado ¢286.333,33.
Ese es el pago que se le debería hacer al trabajador por concepto de vacaciones.
