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En un escenario ideal, las empresas implementan el teletrabajo acompañado de una estrategia, plantean una etapa de transición y proporcionan los equipos y programas necesarios para uniformar las cargas laborales y la comunicación. La emergencia por el nuevo coronavirus en Costa Rica obligó a acelerar este proceso, pero incluso si las primeras semanas han sido difíciles, la experiencia aún puede convertirse en una dinámica positiva.
Uno de los principales retos es implementar el nuevo ritmo laboral en un ambiente poco amigable, con altos niveles de estrés y distracciones. La recomendación tradicional es separar los roles laborales de los personales y familiares, dedicándole a cada uno su propio espacio. Sin embargo, con la suspensión del curso lectivo y la convivencia de las familias a tiempo completo, esos roles están mezclados.
Especialistas consultados por EF aseguran que es necesario dedicarle tiempo a tres objetivos claves: la concentración, la productividad y la salud mental.
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Adriana Mata Salas, psicóloga del departamento de Orientación y Psicología del Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR) invitó a comenzar con un ejercicio de aceptación.
“No estábamos preparados para esto e inevitablemente transitaremos una curva de aprendizaje tanto individual como colectiva. En esta transición muchas cosas deberán pasar por un proceso de prueba y error, probablemente con más errores que aciertos al inicio, pero que finalmente nos llevará a un crecimiento profesional y organizacional”, proyectó Mata.
Adecuarse a las condiciones reales y hacer lo mejor posible con ellas es otra de las claves. Ana María Montero, experta en User Experience (UX) invitó a procurarse un espacio limpio y lo más sencillo posible.
“A todos nos encantaría tener una oficina tipo Pinterest, con tres suculentas y un cuadro de Da Vinci. Sin embargo esta no es la realidad de todos: trate de tener un espacio lo más limpio posible, no en la cama, ni la cocina, ni frente al televisor. Lo más importante es cuidar la espalda, estirar, hacer pausas activas y recibir luz natural”, recomendó Montero.
También es relevante la preparacion tecnológica. Leonardo Solórzano, director de Investigación y Desarrollo de Grupo CESA explicó que es necesario tener reglas claras y procurar, mediante herramientas adecuadas, que el equipo de trabajo mantenga una buena comunicación, entre compañeros y superiores con el apoyo de aplicaciones e incluso redes sociales.
José María Calvo, Director del Área de Tecnología de la Universidad Creativa e impulsor del teletrabajo, explicó que esta modalidad debe generar ganancias para todos en el uso del tiempo, pues elimina la necesidad de movilizarse y el tiempo de transporte se debería poder utilizar en otras cosas.
“Pero para que ese tiempo realmente sea nuestro, debemos organizar el día, de manera que se cumplan todas las tareas de trabajo en las horas estipuladas para ello, y que el resto del día quede libre”, añadió Calvo.
Primero, las empresas
En el contexto de una emergencia nacional, es necesario hacer ajustes operativos que van más allá de tener al equipo en diferentes lugares. Estas son las recomendaciones para que los empleadores obtengan los mejores resultados de su personal en teletrabajo:
Considerar el entorno. Todos los miembros de la organización (compañeros, clientes, colaboradores, jefaturas, etc) están viviendo este proceso. La realidad en cada hogar es diferente, desde el acceso a la tecnología hasta la multiplicidad de roles que cada uno debe asumir, por lo cual se necesitan altas dosis de empatía, paciencia, solidaridad y trabajo en equipo.
Redefinir la estrategia operativa, identificando nuevas prioridades. Replantear algunas metas de trabajo que probablemente serán menos prioritarias que otras emergentes a las que debemos prestar atención.
Distribuir las tareas en plazos distintos. Que los tiempos se ajusten a las nuevas condiciones laborales y nacionales.
Plantear metas de trabajo realistas, concretas y estratégicas. Sumar todas las consideraciones previas a la hora de proyectar resultados. Priorizar las metas sobre la cantidad de horas de trabajo.
Renegociar con toda la cadena de valor. Tener claro que la situación es cambiante y genera mucha incertidumbre. Recordar que aferrarse a una estrategia sin tomar en cuenta los cambios que van sucediendo en el país es el camino al fracaso.
Para teletrabajadores
De las ideas y mejores prácticas compartidas por los expertos, se extrajeron estos 10 consejos para lograr una mejor organización del teletrabajo individual.
Mantener la concentración:
1.- Disponer tiempos de atención de 25 minutos y hacer pausa activas de 5 minutos. Los descansos no son leer un libro o revisar emails, o tareas cognitivas que demanden la vista, la atención. Estirarse, ir al baño, levantarse, cambiar el ángulo de visión son pausas que nos ayudan a ganar energía.
2.- Prever el ruido ambiente. El sonido de la gente en casa, de vendedores ambulantes o de mascotas propias y ajenas, se debe considerar previamente y utilizar servicios que eliminan el ruido ambiente durante llamadas, o conferencias en línea (una opción es Krisp).
3.- Mantener los tiempos de alimentación. Es importante que se preparen los alimentos la noche antes o cada día en la mañana antes de empezar la jornada. Esto nos va a permitir disfrutar de la hora completa de almuerzo para comer y no estar presionados por tener que cocinar de cero.
4.- Poner horarios para todos los miembros de la familia. Definir horas de trabajo, horas de ocio y horas de labores domésticas. Lo importante es que todas las personas que conviven en la casa tengan claro y participen de esta estructura, para que se distribuyan las cargas y les alcance el tiempo a todos.
Mejorar la productividad:
5.- Empezar con tareas leves, pasar a las medias y llegar a las más complejas, justo como si estuviésemos calentando para alcanzar rendimiento intelectual.
6.- Crear hábitos. Se vale dormir un poco más en las mañanas, o cambiar el horario de almuerzo para tomarlo más tarde, pero se debe mantener una rutina en los días laborales que sea constante durante la semana. Esto permitirá un mejor manejo del tiempo y evitará que se acumulen las tareas para horas en las que no es recomendable trabajar o para los últimos días de la semana.
7.- Hacer una lista de tareas y dividirlas por prioridad. Por ejemplo, las que tienen que quedar listas hoy, esta semana o a lo largo del mes.
Cuidar la salud mental:
8.- Cambiarse la ropa. Ya sea que nos bañemos temprano en la mañana o simplemente cambiarnos las pijamas, es importante darle ese mensaje al cerebro de que el día laboral inició y que estamos activos.
9.- Comer en la mesa. A la hora de la comida se vuelve tentador traernos el plato para el escritorio y seguir con las tareas, pero esto evita que nuestro cerebro descanse y se desconecte del trabajo por ese rato. Es muy importante parar el trabajo y sentarnos en la mesa a comer, darnos el espacio para disfrutar los alimentos.
10.- Mantener orden y limpieza. Se habla de un “espacio adecuado” para trabajar, y aunque esto generalmente se asocia con los aparatos tecnológicos que necesitamos, también tiene que ver con el orden y la limpieza de dónde estamos trabajando. Mantener nuestro espacio desinfectado, sin basura, sin restos de comida y ordenado, nos va a dar también mayor confort y claridad mental.
11.- Llevar una bitácora. Revisar al final del día qué cumplí y qué no, y por qué no lo pude cumplir. Con esto se pueden identificar problemas y aplicar mejoras.
12.- Tener especial cuidado con los niños. Las personas más pequeños pueden tener dificultades para entender por qué toda la familia está en casa, pero los adultos están incapacitados de prestarles la atención que necesitan. Es normal que se sientan confundidos, el aislamiento también los afecta a ellos y pueden estar más irritables que de costumbre. Los adolescentes también se ven afectados al perder contacto directo con sus pares y en algunos casos asumir roles de cuido de sus hermanos menores.
Esta coyuntura lleva a plantear y discutir el tema de prioridades, como individuos, empresa y sociedad. La salud mental propia, de los hijos, adultos mayores, vecinos y compañeros de trabajo es una de las áreas que deben recibir atención en medio de una crisis.
| ¡Atención! |
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| Manténgase alerta ante las señales de peligro para su salud mental: |
| -Es importante hablar de las emociones que se están experimentando, tanto con la familia como con sus superiores, desde el primer momento. Valore la necesidad de disminuir su exposición a noticias sobre la pandemia y limítese a una actualización diaria, según sus necesidades específicas. -Si la coyuntura provoca la sensación de pérdida de control con la familia, niños o pareja, es necesario hacer una pausa, hablar con alguien de confianza, buscar ayuda profesional y evitar cualquier manifestación de violencia. -Si el trabajo es abrumador, será necesario comunicarse de manera asertiva con la jefatura o equipo de trabajo y buscar una readecuación de la carga. -Si existe alguna condición preexistente que altere la salud mental, es importante mantener el seguimiento médico y profesional correspondiente. |
| Fuente: Adriana Mata Salas, psicóloga, ITCR |
