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"Eran casi las 4 p.m. y no había forma de dar por finalizado el almuerzo de trabajo. Del otro lado de la mesa, la charla había derivado a temas improductivos, lo que me sugería que mis interlocutores no eran los más apropiados para llevar adelante el proyecto en cuestión", cuenta Agustín, de 45 años, gerente de marketing de una empresa del rubro textil.
Una comida de trabajo no es igual a cualquier otra reunión ni tampoco es un almuerzo con amigos. Se juegan códigos implícitos, gestos y detalles imperceptibles, pero fundamentales para que un negocio tenga éxito o... naufrague.
Aun así, se trata de un ítem poco transitado entre los "especialistas" del reunionismo, que generalmente se ocupan de los detalles intramuros de la compañía, dejando en ascuas a quienes se preguntan "¿dónde convocar a un almuerzo? ¿Qué hay que tener en cuenta? ¿Cómo lograr que la reunión pueda ser disfrutada como algo informal, pero al mismo tiempo que pueda llegar a ser productiva?"
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Lo que sigue es un catálogo con algunos consejos para llegar a buen puerto:
¿Cómo elegir el lugar?
"Es muy importante la comodidad y el gusto del invitado", dice el experto en recursos humanos, Alejandro Melamed. "Cercanía del lugar donde se encuentra y el tipo de comida que se alinee con sus apetencias", son dos aspectos fundamentales.
"En general, uno busca un punto intermedio entre su lugar de trabajo y el de la persona con quien se va a reunir, o trata de acercarse al lugar donde trabaja la otra persona, priorizando su comodidad", dice Ignacio Romano, director de Asuntos Corporativos del laboratorio Pfizer, que aclara que a la hora de elegir el lugar del encuentro, la comida suele ser un factor secundario, salvo cuando la reunión es con extranjeros, que quieren probar (comida local).
Un factor que sí colabora con el desarrollo del encuentro es que el ambiente sea tranquilo y poco ruidoso. Así, muchos optan por los restaurantes de hoteles, que ofrecen espacios aislados del bullicio, o establecimientos gastronómicos que cuentan con salas privadas.
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¿Sólo hablar de negocios?
Ir directo al asunto que convoca el encuentro no parece ser lo más indicado, así como tampoco lo más habitual.
"No es recomendable ir al punto -confirma Melamed-, ya que las comidas de trabajo brindan la posibilidad de socializar. En ese sentido, una buena recomendación es estudiar previamente al interlocutor, para generar opciones previas de diálogo relacionadas con sus hobbies, gustos o experiencias."
Romano coincide: "El conocimiento personal de con quién uno se está reuniendo facilita la relación profesional y hace que luego se pueda ir más rápido a los temas profesionales sobre la base de la confianza. Así, el comienzo del almuerzo de trabajo será un update, con temas como las vacaciones, algún comentario sobre política y luego sí ir al tema puntual que motiva la reunión".
Ahora bien, política o fútbol, ¿son temas conflictivos para una reunión de trabajo?
"El fútbol es una temática que suele estar. Del mismo modo que, en asuntos corporativos, la política está presente e incluso puede ser el motivo de la reunión. Eso sí, en todos los casos hay que hablar con la mayor objetividad posible, sabiendo que hay puntos de vista distintos."
¿Celulares prendidos o apagados?
Lo ideal, coinciden los entrevistados, es dejarlo de lado durante la comida o al menos reducir al mínimo su uso.
"Si uno en una reunión busca la construcción de la comunicación, lo ideal es evitar su uso", afirma Teresa Pérez del Castillo, gerente de Comunicaciones para Coca-Cola. "El celular no se apaga", opina por su parte Romano. "Si la llamada pueda esperar, uno contesta más tarde. Pero no siempre es posible", agrega.
Rebaudino confirma que, en la realidad, el celular está siempre presente: "Se usa mucho en los almuerzos de trabajo, lo que es entendible, ya que forma parte del trabajo y están en ese horario".
¿Qué comer (y beber)?
"La comida es una excusa para tener el encuentro profesional, no el centro del mismo. Si es al mediodía es más frugal, considerando que debe dejar espacio para el diálogo y la continuidad laboral", afirma Melamed.
En cuanto al alcohol, "al mediodía se suele evitar o bien servir sólo una copa. Si es a la noche se suele ingerir más, pero siempre teniendo en cuenta que luego quizás haya que conducir".
Pérez del Castillo dice que su empresa cuenta incluso con parrilla y sillones en la terraza, donde suelen realizar almuerzos de trabajo internos y con invitados.
"Generalmente, el menú es picada y asado, para que sea un momento descontracturado, que favorezca la integración", cuenta y aclara que el alcohol no está presente en las comidas.
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¿Quién paga?
"Hay que diferenciar dos tipos de reuniones de trabajo –advierte Melamed–. Las que son internas de la empresa y las que son con interlocutores externos (proveedores, clientes, consultores, organismos de contralor, competencia, etcétera).
En el primero de los casos, siempre debe pagar el de mayor nivel jerárquico si es por cuestiones laborales. Si el objetivo es social, se estila que cada uno pague lo suyo. En el segundo de los casos, el que paga es el que invita.
Sin embargo, muchas empresas internacionales tienen políticas de no permitir invitaciones de ningún tipo, por lo que en estos casos, cada uno paga su parte.
Incluso, existen algunas compañías que, permitiendo que sus ejecutivos inviten a almorzar o cenar, establecen ciertos límites.
En Pfizer, por ejemplo, cuenta Romano, existe un código de ética (que se sintetiza en el llamado "Libro azul"), donde se establece que "en todas las reuniones con profesionales de la salud, clientes o eventualmente funcionarios del gobierno, hay un límite de $75. Si uno invita a alguien, ese es el límite que se puede pagar por el almuerzo o cena de otra persona".
Para quien tenga dudas, puede ser un dato a tener en cuenta.
