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Conforme pasan los años, los condominios acumulan una enorme cantidad de información y documentos.
Hay cientos de registros contables, copias de facturas, contratos de proveedores y empleados que ingresaron y tal vez hasta ya no están en la planilla del condominio.
Una de las muchas razones por las que es conveniente que haya una junta o comité de condóminos es porque debe haber alguien que se cerciore de que la información y los documentos de respaldo, están siendo recibidos y bien almacenados.
Plazo de conservación
En materia de condominios no hay una norma expresa en la ley que nos guíe en este sentido, por lo que deberíamos acudir a dos fuentes: el Código Civil y el de Comercio.
El artículo 868 del Código Civil indica que luego de diez años, prescribe todo derecho y sus correspondiente acción. Prescribir no significa que desaparezcan las obligaciones y derechos de la realidad, sino que ya no hay recurso judicial alguno para reclamarlas.
El artículo 234 d del Código de Comercio establece que es obligación de los comerciantes conservar los libros de contabilidad, correspondencia y facturas hasta por cinco años.
La mejor recomendación es conservar por diez años, sin duda, aunque si hay plazos de prescripción menores como en comercial o laboral, puede reducirse este plazo.
Qué debe conservarse
Cómo mínimo debe conservarse los contratos laborales y la prueba de su ejecución: vacaciones, incapacidades, llamadas de atención, liquidaciones de cesantía, etcétera.
Los contratos con proveedores e igual las pruebas de su ejecución, así como la correspondencia, muy en especial la relativa a llamadas de atención a condóminos, rendiciones de cuentas, informes de estado de la infraestructura, etcétera.
En la memoria del condominio se deben incluir los comprobantes contables, tanto los digitales como los físicos; manuales y garantías de los equipos, así como constancia de trabajos de mantenimiento que se les hagan para poder evaluar su estado de forma completa.
También es necesario guardar los planos constructivos y permisos de construcción del condominio, libros legales y contables (los llenos y los que están en curso), testimonios de escrituras, control de acuerdos de asambleas.
A esto se unen los permisos de construcción internos y todo tipo de autorizaciones de uso de bienes comunes, y los reglamentos e instrucciones generales de la administración.
Junto a los demás documentos es necesario conservar los contratos y pagos de seguros: invalidez, vejez y muerte; enfermedad y maternidad, seguro obligatorio y voluntario automotor, riesgos del trabajo, y cualquier otro riesgo asegurado.
Finalmente, se deben resguardar las declaraciones tributarias, ya que a partir del 2015 debe presentarse la D 151 (Resumen de clientes y proveedores).
Revisión frecuente
Normalmente las empresas de administración tienen control sobre esto, pero sea una empresa o un condómino quien administre, es muy importante estar seguros de que esos documentos e información realmente constan en poder del condominio.
Sobre todo se hace relevante esto cuando se utilizar programas informáticos para la administración.
Hay que estar muy seguros de que la información que está ahí contenida estará disponible luego y que será legible en otros formatos con facilidad.
Desecho aprobado
Finalmente, cuando el tiempo ha transcurrido, es recomendable informar a la asamblea qué documentos se van a desechar.
Se debe levantar un acta y contar con la aprobación de la asamblea, o como mínimo levantar un acta solamente para dejar constancia de ello e informar a los condóminos.
Hoy es el momento de preguntarse: ¿Quién tiene la memoria del condominio?
