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Es usual que al llegar la época de cambio de año, entremos en la tradición de hacer “metas de año nuevo”, que en un alto porcentaje se ha encontrado que se abandonan prontamente.
Algunas de las causas que se han señalado es la falta de un plan con objetivos específicos, una clara asignación de responsabilidades y la ausencia de definición sobre actividades que conduzcan a esos objetivos.
En su condominio, esa falta de planificación y acción puede tener consecuencias económicas sobre el patrimonio común y el privado, así como sobre la calidad de vida.
Por ello, les proponemos algunas áreas específicas con un ejemplo de indicadores que pueden contribuir a alcanzar mayores niveles de profesionalización en la labor de la administración y por ende en la gestión del condominio.
1.- Requerimientos del servicio: Se ha firmado con contrato para el servicio que la administración y los proveedores brindan. Estos contratos están disponibles para los propietarios en forma digital al ser solicitados a la administración o en el sitio web del condominio.
Se ha documentado mes a mes el cumplimiento o desviaciones del cumplimiento, de dichos contratos.
2.- Procesos administrativos: Los procedimientos de atención de quejas o peticiones están definidos, documentados y accesibles a todos los condóminos al ser solicitados o en el sitio web del condominio.
Hay planes específicos de mantenimiento accesibles y publicados en el sitio web del condominio.
La administración revisa los procesos internos del condominio y hace mejoras que luego comunica.
3.- Información y reglas: El reglamento y otros acuerdos de asamblea y de la administración o junta administradora están compilados y disponibles al ser solicitados o en el sitio web del condominio.
La administración o junta administradora conocen y documentan conductas acostumbradas que contrarían el reglamento, y ejecutan planes de educación y sanción para adecuarlas.
4.- Comunicaciones: Hay un plan de comunicación regular con los condóminos.
Se atienden las consultas y peticiones de las personas residentes en tiempos predeterminados.
Las comunicaciones se realizan por diversos medios.
5.- Recursos: Hay estimaciones económicas precisas de las necesidades de mantenimiento.
El presupuesto cubre al menos esas necesidades.
Hay un fondo de reserva para contingencias .
6.- Responsabilidades y roles:
Está disponible una lista de labores y responsables para la gestión de los bienes comunes y el seguimiento de estas acciones.
Hay documentos de la evaluación del cumplimiento de esas responsabilidades.
Se reconoce en asamblea de propietarios la ejecución, sea la destacada o la deficiente, con soporte documental.
7.- Riesgos: Hay una lista de riesgos identificados y un plan de respuesta.
Los contratos de pólizas de seguro están disponibles para los condóminos al ser solicitados o en el sitio web del condominio.
Hay fondos de reserva específicos para enfrentar el impacto económico de algunos riesgos.
Es importante recordar que el régimen de responsabilidad civil que contempla nuestro Código Civil, establece: “Todo aquel que por dolo, falta, negligencia o imprudencia, causa a otro un daño, está obligado a repararlo junto con los perjuicios”.
La creciente profesionalización contribuye a mantenerse alejados de esas responsabilidades.
