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En los tiempos actuales y la era digital, la utilización del papel muchas veces se torna en un proceso absurdo y prehistórico.
Desde octubre del 2005 Costa Rica cuenta con la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos (8454), promulgada a partir de ciertos parámetros y principios establecidos por la Comisión de Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional.
Esta legislación, aunque sumamente novedosa para muchos, se basa principalmente en cuatro principios: buena fe, que debe presumirse en todo momento; autonomía de la voluntad, sea el poder hacer todo lo que no esté expresamente prohibido.
El tercero es la equivalencia funcional, respecto a la equiparación de firmas y documentos ológrafos y digitales; y, por último, la neutralidad tecnológica.
Con esto, la popular y mal llamada “ley de firma digital” va mucho más allá de una regulación específica a la firma electrónica, al brindar una apertura tecnológica neutral e integral respecto a los documentos, actos, contratos, pruebas, notificaciones, trámites, certificaciones, protocolo, archivo y gobierno digital, entre muchos otros.
Desde su inicio, la Ley establece su aplicación a toda clase de actos jurídicos públicos o privados, salvo disposición legal que indique lo contrario.
En cualquier norma del ordenamiento jurídico que se haga referencia a un documento, comunicación y firma, se entenderán de igual manera los electrónicos y los físicos. Por ser esta una ley específica y posterior a la gran mayoría de nuestras normas arcaicas, no es necesario ni tan siquiera plantear reformas, reglamentos, ni mucho menos ponerse a integrar argollas y comisiones de trabajo.
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Sin dejar de lado los tediosos trámites y calvarios estatales, en la práctica comercial corporativa (que ya de por sí es una rama jurídica flexible y dinámica), es hora de ir cambiando el chip y replantearse nuevas formas para lograr cumplir válidamente ciertos requisitos legales.
Digitalización
A modo de ejemplo, el Código de Comercio no prohíbe expresamente que las convocatorias a las asambleas de socios se realicen por medios digitales (aplicaciones como Skype, Viber, WhatsApp; o correo electrónico y hasta por redes sociales, entre otros medios de fácil verificación); o bien que dichas asambleas se celebren virtual o digitalmente en la forma establecida; todo lo cual deberá regularse en los estatutos y en cumplimiento de la verdadera voluntad social del órgano supremo societario.
Igualmente, esto aplicaría de forma totalmente válida respecto al respaldo “documental” interno que les es exigido a las compañías; a las formalidades operativas del consejo de administración y el de fiscalización; a los distintos medios probatorios y a ciertos acuerdos y negocios mercantiles que se perfeccionen “por correspondencia”.
De ahí la importancia que los socios busquen previamente una asesoría integral adecuada, que responda principalmente al objeto que se busca y a los aspectos prácticos corporativos.
El presente está signado digitalmente.
Se quiera o no, habrá que utilizar las herramientas hoy disponibles para obtener su máxima eficacia, más aún que cada año son millones de personas las que se integran, especialmente los emprendedores y las nuevas generaciones.
Documentos
Regulación de los documentos electrónicos contenidos en la Ley 8.454.
Artículo 3: Reconocimiento de la equivalencia funcional. Cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, se tendrá por jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos.
Artículo 4: Calificación jurídica y fuerza probatoria. Los documentos electrónicos se calificarán como públicos o privados, y se les reconocerá fuerza probatoria en las mismas condiciones que a los documentos físicos.
Fuente Ley 8.454.
