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Cuando un vendedor de Ferretería Vega –que distribuye a nivel nacional productos eléctricos, artículos ferreteros y electrodomésticos– levanta una orden de pedido con un cliente utiliza una app en su smartphone o en su tableta. La aplicación ingresa automáticamente en el sistema SAP Business One para que al día siguiente la compra sea enviada.
Hace dos años y medio el proceso duraba una semana, pues las ordenes se hacían en papel y se enviaban por fax; luego, en la empresa, alguien la digitalizaba -con el inconveniente de que podía cometer algún error- . Hasta entonces se preparaba la entrega.
Poder introducir la orden de compra desde un dispositivo móvil es apenas una de las ventajas de la aplicación: el ejecutivo puede ver los inventarios, el historial del cliente y los precios de los artículos, entre otros. Todos estos datos actualizados y sincronizado a través de la Web. Si se pierde el enlace a Internet, cuando está con el cliente, la aplicación brinda la información actualizada al último momento de conexión.
“Se ha mejorado la atención”, respondió Josúe Vargas, coordinador de proyectos informáticos de Ferretería Vega. La empresa incluso planea utilizar una aplicación de inteligencia de negocios que ayude a medir y visualizar una serie de indicadores de rendimiento en tiempo real.
La intensificación de la competencia en los diferentes mercados obliga a las empresas a dotar de todo tipo de facilidades tecnológicos a su personal, incluso cuando los colaboradores utilizan sus propios dispositivos móviles en el trabajo, lo que se conoce como Bring Your Own Device (BYOD). Uno de los avances es la utilización de aplicaciones que están sincronizadas con los sistemas gerenciales tipo ERP o de clientes (CRM), entre otros.
“Quien no esté en el mundo móvil o con servicios de nube va directo al fracaso”, afirmó Enrique Camacho, director de la firma eSource Capital, distribuidor de Google en la región.
Precisamente a principios de la semana anterior Microsoft realizó el Mobility Day, donde recalcó que –según la firma IDC– más del 50% de los empleados usan un dispositivo a través de BYOD y que cada vez más se espera que sus experiencias de trabajo sean similares a aquellas que tienen en su vida personal con el móvil.
Catálogo digital y móvil
En el campo de aplicaciones para ventas hay nuevos productos.
Hace cinco años las empresas distribuidoras usaban sistemas de GPS y equipos portátiles tipo handheld o agendas digitales (PDA, por sus siglas en inglés), que se limitaban a la facturación básicamente.
Todo cambió. Recientemente la desarrolladora Roldma lanzó dos apps para tabletas Android: un catálogo digital y una para diseñar rutas de ventas.
Con el catálogo se pueden mostrar imágenes de los productos, revisar existencias, agregar órdenes de compra, enviar información al correo electrónico del cliente, cuantificar cuáles productos y ofertas se mostraron, y evaluar los resultados. Con la otra app se generan las rutas y se monitorea su cumplimiento.
Ambas aplicaciones se actualizan vía Internet, trabajan con GPS y se integran con los ERP o CRM. “El cambio se da porque con lo que cuesta una handheld –de $1.200 a $1.500– se compran varias tabletas. Además, estas son más cómodas y no hay limitaciones, se puede entregar más herramientas a los agentes de ventas”, dijo Ronald Jiménez, ingeniero de soluciones de Roldma.
Así las apps y los servicios en la nube que se pueden usar –mediante aplicaciones– en dispositivos móviles se integran como parte de las tecnologías con que las empresas automatizan procesos, para lo cual pueden contar con soluciones como SAP Business One, Oracle Sales Cloud, Microsoft Office 365 y las que se disponen en Google Market Place.
A nivel local las desarrolladoras no se quedan atrás. El pasado miércoles 19 de noviembre en una actividad sobre desarrollo de apps para iOS de Apple y Android de Google, organizada por la Cámara de Tecnologías de Información y Comunicación (Camtic), participaron 125 personas.
En la misma Cámara se utilizan aplicaciones que permiten el control, la aprobación y el envío de facturas desde un dispositivo.
“Es la tendencia que vivimos de convergencia tecnológica entre sistemas corporativos y dispositivos móviles, así como desarrollos más inteligentes y cercanos a los usuarios”, dijo Otto Rivera, vicepresidente ejecutivo de Camtic.
Muerte de las redes virtuales
Los proveedores aseguran que las aplicaciones y servicios en la nube para dispositivos móviles brindan la seguridad que requieren las empresas.
Hasta el momento una alternativa había sido utilizar redes virtuales privadas (VPN, por sus siglas en inglés), pero con las apps y la nube este tipo de tecnologías quedan desplazadas y se vuelven hasta incómodas para usar.
“Las VPN murieron. Con estos servicios y apps se ingresa a un ambiente encriptado de alta seguridad”, afirmó Tonny Ramírez, gerente de tecnología de Microsoft Costa Rica.
De manera complementaria, cada empresa define el perfil de los usuarios, recalca Camacho, de eSource Capital.
Las firmas tienen la opción de obtener o de generar sus propias aplicaciones corporativas para digitalizar diferentes procesos administrativos, de manufactura, de ventas en las tiendas, de distribución, de atención a los clientes, de trabajo de campo, de calibración de equipos, de toma de pedidos en restaurantes, para formularios, de facturación, de manejo de descuentos y tarjetas de regalos, para romanas y otros equipos en las empresas, y de soporte o de mantenimiento.
Una ventaja de los sistemas empresariales es que están orientados a integrar las diferentes operaciones en las empresas y con las apps esa automatización se potencia mucho más.
Juan Bautista Bermúdez, gerente general de Novitec, una firma local que distribuye SAP Business One, explicó que en el caso de este sistema se puede usar una plataforma conocida como Hana, que aprovecha la tecnología de “computación en memoria”.
Esta facilita el acceso a las bases de datos y la información de transacciones de manera más rápida, permitiendo consultarla y analizarla desde diferentes dispositivos.
“Lo que hay que definir es qué quiere hacer con los datos”, recalcó Bermúdez.
Ronald Jiménez, de Roldma, destacó que con las apps no solo se tiene un recurso que es más interactivo, sino que –además– hay más respaldo en las actividades empresariales, se tiene la información de los productos para cuando la pide el cliente y hasta se ve cómo funciona en un video.
Los costos de los sistemas varían –por supuesto– dependiendo de las necesidades y requerimientos. Una ventaja es que muchas empresas ya tienen sus propios sistemas gerenciales y están equipando a los colaboradores con dispositivos móviles o ellos usan los propios.
En el caso de las apps de Roldman la licencia tiene un costo aproximado de $500 por agente, incluyendo la capacitación. Si la compañía debe instalar el sistema gerencial, uno como SAP Business One puede tener un costo de $12.000 para una empresa de unas 15 personas donde cinco serás usuarios activos del sistema.
Esos números no asustan. “La inversión puede ser alta al inicio”, dijo Josúe Vargas, de Ferretería Vega. “Con el servicio en la nube son $20 mensuales por usuario. Pero al día un vendedor puede generar de 7 a 8 pedidos de ¢50.000 a ¢1 millón o ¢2 millones, que más que lo compensan. La relación costo-beneficio no es alta”.
Para tener a mano
Algunas de las diferentes herramientas para disponer o desarrollar aplicaciones corporativas:
Google: En Google Market Place se dispone de apps desarrolladas por diferentes empresas que son parte del ecosistema para Android y los servicios corporativos de Google.
Microsoft: Cuenta con servicios y apps para Office 365, Link, Skype y SharePoint (de colaboración), así como Dynamics (para manejo de clientes). También cuenta con plataforma Azure para desarrollo de servicios que puede usarse en diferentes dispositivos y la herramienta Project Siena para desarrollar aplicaciones internas para ambientes Windows 8.1.
Oracle: Cuenta con diferentes soluciones y herramientas para servicios en la nube y su uso en dispositivos. Por ejemplo, Oracle Cloud Sales.
SAP: Business One integra diferentes funcionalidades, con servicios en la nube y acceso móvil.
Fuente Firmas consultadas.
