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¿Sabe cuánto tarda su empresa en atender una solicitud de crédito o una orden de compra de un cliente? ¿Sabe en cuál escritorio se queda pegada la solicitud y por qué el proceso no es más eficiente, más rápido y menos costoso?
Con un sistema de Business Process Management (BPM) se estandarizan las tareas, se hacen más eficientes los procesos y se mejoran los tiempos de respuestas a los clientes.
“A cada usuario le aparecen las tareas pendientes y conforme cumple pasa al siguiente ejecutivo. El gerente puede monitorear cuánto se dura en cada paso”, dijo Ademar Díaz, socio del Grupo Divisoft, una de las firmas que brinda soluciones en este campo.
La cooperativa de ahorro y crédito Coopeservidores implementó un BPM en las áreas de crédito, de ahorro a plazos y en afiliación de asociados. Además, tiene planeado implementarlo en tesorería, custodia, contabilidad y bienestar social.
En las áreas donde ya se utiliza los resultados se notan.
En crédito se redujo el tiempo de procesamiento de las solicitudes hasta en un 150%. Créditos que duraban un día, ahora se resuelven en mediodía. Incluso los financiamientos más complejos, como los hipotecarios, ahora duran de tres a cuatro días.
“Con el BPM se logra que se hagan las cosas conforme a lo diseñado”, dijo Mauricio Garro, director de tecnología de información (TI) de Coopeservidores.
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Del rediseño a la digitalización
Para que el BPM resulte hay que revisar primero lo que se está haciendo y cuál es el proceso (pasos, trámites, papeleo, duración) que sigue cada operación.
Garro advirtió que si se aplica el BPM con procesos ineficientes, no se obtendrá ninguna mejora.
Tras definir el flujo que sigue cada operación y sus cuellos de botella, se rediseña una nueva ruta (optimización). El BPM incluye el nuevo proceso con el trámite digitalizado (cero papel y firma digital) y lo que debe cumplirse en cada paso para que automáticamente se dirija al siguiente funcionario.
Ahí se digitalizan y se incluyen hasta los vistos buenos y las autorizaciones. Además, se genera un expediente electrónico.
El sistema de BPM también le genera información a la gerencia con indicadores sobre el funcionamiento de toda la operación, para evaluar nuevas mejoras.
Los BPM están evolucionando, además, hacia una nueva generación de soluciones que incorporan tecnologías de análisis de datos en tiempo real. Son las nuevas Intelligent Business Process Management (iBPMSs).
“El iBPMSs proporciona una conciencia particular de la situación en tiempo real y la habilidad para adaptar la respuesta de manera más apropiada a las necesidades y oportunidades de negocio”, dijo Alejandro Reyes, analista en arquitectura de negocios de SAP México.
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Eso sí, las empresas deben conocer los procesos que siguen sus operaciones para modelarlos, estudiarlos, medirlos y optimizarlos. “La orientación al proceso es un enfoque más real”, dijo Francisco Montesinos, gerente comercial de GBM Costa Rica.
La inversión depende de los objetivos, esquemas de inversión, y la forma en que se quiere implementar. Por ejemplo, como servicio o en la nube puede que no requiera inversión inicial.
Qué se ofrece
Algunas firmas que brindan asesoría y soluciones de Business Process Management (BPM):
GBM: Cuenta con diferentes soluciones de negocio para el modelaje y administración de procesos conocidos como BPM bajo la modalidad Software as a Service (SaaS).
Grupo Divisoft: Ofrece D-BPMS Versión Oracle forms 10g, 11g, 12c para crear un entorno idéntico a web (java y .net) que integra reportes, tablas, vistas, paquetes y funciones.
SAP AG: Ofrece soluciones de Intelligent Business Operations (SAP IBO) que habilita el modelo integrado de procesos, orquestación, monitoreo y análisis en tiempo real en una plataforma y lenguaje estándar, el BPMN.
Fuente Firmas consultadas.
