No importa si es grande, mediana, pequeña o micro. Toda empresa que quiera operar en Costa Rica debe cumplir con una serie de requisitos establecidos por la ley. Hay lineamientos generales que todos los empresarios deben seguir, pero otros variarán según el tipo de negocio.
Si satisface los requerimientos que se le exigen, su pyme se considerará formal. Pero, si no lo hace, estaremos frente a una empresa informal que viola la ley.
“No son contribuyentes (no declaran su renta ni pagan impuestos), no pagan cargas sociales, no cuentan con permisos para desarrollar su actividad. Esto dificulta su crecimiento”,
advirtió la abogada Adelina Villalobos, de la firma legal BLP, al definir qué es la informalidad empresarial.
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52,1 %
Tasa de empleo informal en empresas con hasta 10 trabajadores en Costa Rica, según informe de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) del año 2015.
Algunas causas de la informalidad en las empresas más pequeñas
- Baja productividad y altos costos para convertirse en negocios formales.
- Complejidad de los procedimientos (trámites burocráticos).
- Atractivo de la informalidad como opción de flexibilidad e independencia.
- Reducido control y fiscalización por parte de las autoridades.
Fuente: Políticas para la formalización de las micro y pequeñas empresas en América Latina, publicado por la Organización Internacional del Trabajo en el año 2015.
Es de suma importancia establecer las diferencias entre una pyme que funciona en regla, frente a un negocio que trabaja al margen de la legislación. Esto le permitirá al empresario visualizar de forma más clara las ventajas que se generan cuando toma la decisión de acatar las disposiciones legales.
A continuación se presentan algunas características de estos dos tipos de pymes, de acuerdo con diferentes categorías relacionadas con su operación.
Pyme formal
-Trabaja con mayor libertad, sin temor de ser castigada por las autoridades.
-Tiene una menor posibilidad de recibir sanciones administrativas (pago de multas o clausura de locales) e, incluso, demandas legales.
Pyme informal
-Labora a hurtadillas, sin plena libertad, pues corre el riesgo de ser descubierta.
-Hay un mayor riesgo de ser sancionada y demandada legalmente, lo cual generará gastos económicos que pueden comprometer su existencia.
Pyme formal
-Tiene mayores opciones de acceder a financiamiento y obtener el apoyo de inversionistas.
-Ofrece una mayor estabilidad laboral, pues los empleados gozan de todas las garantías fijadas por ley.
Pyme informal
-Es menos probable que reciba recursos financieros de entidades bancarias y de eventuales inversionistas o socios, pues su modo de operar le resta credibilidad.
-Se genera descontento en los empleados, a quienes no se les respetan sus derechos, lo cual va en detrimento del negocio.
Pyme formal
-El propietario de la pyme –al cotizar ante la Caja Costarricense de Seguro Social– tendrá acceso a los servicios de salud públicos y en el futuro se beneficiará de una pensión, al igual que sus empleados.
Pyme informal
-Al dueño de la empresa y a sus empleados se les dificultará acceder a servicios médicos públicos y no podrán disfrutar de una pensión, cuando posean la edad para jubilarse. En algunos casos, esto las forzará a solicitar una pensión del régimen no contributivo, cuyo monto es mucho más bajo que si hubiesen cotizado.
Pyme formal
-Tiene mayores oportunidades de participar en procedimientos de contratación administrativa, así como de venderles a empresas transnacionales y hasta de exportar.
-El negocio puede vincularse con un mayor número de empresas del mercado y atraer a personal talentoso.
Pyme informal
-Se restringen las posibilidades de acceso a nuevos mercados: venderle al Estado, a empresas grandes o a proveedores que solo establecen relaciones comerciales con empresas que cumplen con la ley.
-Existen obstáculos para contratar trabajadores o vincularse a proveedores y clientes más allá de los círculos familiares y de amigos.
Pyme formal
-Al cumplir con la legislación, hay menor riesgo de buscar atajos impropios para realizar las gestiones o sucumbir ante los funcionarios corruptos.
Pyme informal
-Son vulnerables a la extorsión de funcionarios corruptos a la hora de realizar trámites.
Fuentes: Geannina Dinarte, viceministra de Economía; Adelina Villalobos, abogada de la firma legal BLP; Políticas para la formalización de las micro y pequeñas empresas en América Latina, de la OIT, y archivo de la sección “Pymes” de El Financiero.
Requisitos
El paso a paso para formalizar su pyme
Todo negocio debe inscribirse ante el Ministerio de Hacienda, otorgar garantías sociales a sus trabajadores y cumplir con una serie de permisos para ponerse en marcha.
¿Quiere fundar una empresa y empezar con el pie derecho? ¿O ya tiene un negocio que funciona, pero no cumple del todo con la normativa, o le faltan algunos requisitos?
Uno de los primeros puntos importantes que hay que decidir, al constituir una empresa, es cómo va a operar: si lo hará como una persona física o como una persona jurídica.
Cuando hablamos de persona física, esto significa que su nombre personal es el que se utilizará en el negocio (no se constituye una sociedad). De esta forma, por ejemplo, las facturas que emita estarán a su nombre.
Esta es una opción que utilizan especialmente las microempresas o los trabajadores independientes. Funcionar así (si se cumple con todos los requisitos) no es ilegal, como a veces se tiende a pensar.
También se puede operar como persona jurídica, para lo cual es necesario crear una sociedad.
El Código de Comercio menciona diferentes tipos de sociedades mercantiles. Actualmente, las más comunes y más prácticas son la sociedad de responsabilidad limitada y la sociedad anónima. A continuación se presentan ventajas y desventajas de la operación como persona física y como persona jurídica.
Persona física
Ventaja: Es sencillo y no se debe invertir dinero en la constitución de una sociedad.
Desventaja: No existe una separación entre el patrimonio de la empresa y el del emprendedor, por lo que, si surge algún conflicto en la pyme, el dinero del empresario es el que debe responder.
Persona jurídica
Ventaja: Se da una separación entre el empresario y el negocio, de manera que su dinero personal o sus activos no se tocarían si surgiera una deuda o un conflicto económico. El patrimonio de la empresa es el que se emplearía para saldar las obligaciones.
Desventaja: Se deben asumir los costos de crear una sociedad y es preciso asesorarse con un notario público, lo cual implica una inversión económica.
Entendido lo anterior, usted debe saber que para que toda empresa trabaje a derecho, se debe realizar un conjunto de trámites.
Usualmente, las gestiones ante las diferentes instituciones se hacen simultáneamente, aunque en algunos casos le pedirán algún documento que debió obtener previamente.
A continuación, se explican las obligaciones más relevantes que deben cumplir todos los negocios.
Según el tipo de actividad a la que se dedique, la empresa deberá inscribirse como contribuyente del impuesto sobre la renta, del impuesto general sobre las ventas (si procede) o en el régimen simplificado (ideado para empresas pequeñas).
Bajo el régimen tradicional, cada año, la empresa deberá presentar su declaración de renta y pagar un porcentaje por concepto de impuestos (a menos que sus ganancias entren dentro del rango de exención).
El impuesto sobre las ventas se declara y se cancela cada mes.
Aquella persona física que emprende un negocio por cuenta propia debe inscribirse ante la CCSS como trabajador independiente ocho días después de haber iniciado su actividad.
Si, aparte de ello, contrata a trabajadores, debe inscribirse como patrono en el mismo plazo mencionado.
Si la empresa funciona por medio de una persona jurídica (sociedad), también debe registrarse como patrono.
Asimismo, es necesario suscribir la póliza de riesgos del trabajo, del INS, que cubre a los trabajadores si sucediera algún accidente.
Todos los locales de carácter industrial, comercial y de servicios deben contar con un permiso sanitario de funcionamiento, de acuerdo con la actividad que desarrollen en el país.
Con base en el decreto 39472-S, este permiso busca “prevenir el impacto que los establecimientos puedan generar sobre el ambiente y la salud pública” durante su operación.
El artículo 79 del Código Municipal establece que toda persona que quiera desarrollar una actividad lucrativa dentro de un cantón debe contar con la licencia correspondiente (patente municipal).
Esto implica, además, el pago de un impuesto. Si ese pago no se realiza, puede llegar a suspenderse la licencia.
Otros negocios deberán cumplir requisitos más específicos, de acuerdo con su actividad. Por ejemplo, las empresas que venden alimentos, medicamentos, suplementos de dieta, cosméticos, productos naturales, entre otros, deberán contar con un registro sanitario que otorga el Ministerio de Salud.
A su vez, se recomienda a todas las empresas proteger su propiedad intelectual, lo cual incluye inscribir los nombres y las marcas comerciales, las expresiones o señales de publicidad comerciales, entre otros signos distintivos, además de obtener patentes de invención cuando se requiera. Estos trámites se hacen ante el Registro de la Propiedad Industrial, del Registro Nacional.
