• Anímese a emplearla

    Todo lo que su pyme debe saber
    sobre la factura electrónica

    En poco tiempo, todas las empresas deberán usarla, entienda desde ya cómo funciona.

    Un importante cambio tecnológico se está llevando a cabo en materia tributaria en el país y su pyme no puede quedar fuera.

    Se trata de la factura electrónica, que se prevé será utilizada por todos los contribuyentes en el 2019, según Carlos Vargas, director general de Tributación. Atrás quedará la factura física, la de papel, que tiene una serie de limitaciones.

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    Obligados tributarios (personas físicas y jurídicas) que a agosto de este año estaban utilizando la factura electrónica. Dentro de ese número se incluyen a micro, pequeñas y medianas empresas.

    La factura electrónica:

  • ¿Qué es?Es un comprobante que debe de ser “generado, expresado y transmitido en formato electrónico en el mismo acto de la compra-venta o prestación del servicio”.
  • ¿Quién debe usarla?Todos los contribuyentes que vendan bienes y servicios. Actualmente, solo deben usarla ciertos negocios y personas físicas, pero llegará a ser obligatoria para todos.
  • ¿Cómo se usa?Es necesario contar con un programa especial para enviar las facturas. Además, debe registrarse ante la DGT como emisor-receptor de las facturas.
  • ¿Cuándo debe usarse?Puede empezar a utilizarla desde ya de forma voluntaria. No obstante, las empresas deberán emitirla de forma obligatoria cuando la DGT las notifique.
  • ¿Por qué debe emplearse?El Ministerio de Hacienda busca mejorar la recaudación y contar con información directa de los contribuyentes. Adicionalmente, su empresa podrá ahorrarse ciertos gastos y simplificar procesos.
  • ¿Qué cuidados hay que tener?Verifique que su programa de facturación cumpla con los requisitos de la DGT, pues usted es el responsable ante las autoridades. Recuerde conservar por cinco años los comprobantes digitales y ser ordenado.
  • ¿Cuáles serían las consecuencias si se negara a usarla?Pueden sancionarle con una multa equivalente a dos salarios base. Si reincide, pueden cerrar su negocio u oficina.
  • ¿Cómo funciona a nivel técnico la factura electrónica?En resumen, cuando el vendedor realiza la venta y emite la factura, su software va a generar el comprobante electrónico, que se enviará primero al sistema de la DGT y luego al correo electrónico del comprador.

    • Fuentes: Resoluciones de Hacienda sobre factura electrónica, Carlos Vargas, director general de Tributación, Código de Normas y Procedimientos Tributarios, Colegio de Contadores Públicos, German Morales, experto en impuestos, y la Asociación GS Uno.

    Aproveche esta nueva tecnología

    Estas son las ventajas de
    la factura electrónica

    Podrá ahorrar dinero y tiempo.

    Varias micro, pequeñas y medianas empresas del país ya están empleando la factura electrónica y gozan de sus beneficios. Ese es el caso de la empresa Digitalquimia, que se dedica al mercadeo digital.

    El negocio fue fundado por Luis Arce Rodríguez en el año 2014. Desde ese mismo año, empezó a utilizar la factura electrónica de manera voluntaria.

    Él se vio impulsado a emplear esta facturación por la facilidad que ofrece el sistema para emitir la factura, enviarla directamente al cliente y llevar un control de los documentos emitidos y recibidos.

    Estas son algunas ventajas experimentadas por Arce y por otros negocios que han migrado a este método de facturación y que beneficiarán también a su empresa:

    Los beneficios de la factura electrónica:

  • Se simplifica el proceso administrativo y contable.
  • Ya no se requerirá tener un talonario de facturas, que está expuesto a que se moje o se extravíe.
  • Ahora quedará un registro electrónico.
  • La empresa no debe incurrir en tantos gastos de papelería, ni en el pago a una imprenta por la emisión de facturas.
  • Se genera un menor impacto sobre el medio ambiente.
  • Se reducen los costos por concepto de mensajería.
  • El cobro es mucho más fácil al mandar la factura de forma electrónica.
  • Los sistemas de facturación permiten generar datos útiles para la empresa.
  • Puede enviarle las facturas de forma electrónica a su contador, sin necesidad de desplazarse a donde este se encuentra.
  • El cliente se ve beneficiado al tener la factura de forma inmediata y en su correo electrónico.

    • Estúdielos

    Seis conceptos relevantes sobre facturación electrónica por aprender

    Si quiere enviar y recibir facturas, debe registrarse como emisor-receptor.

    Para comprender mejor cómo funciona la factura electrónica,
    hay términos que debe entender.
    A continuación, destacamos algunos de ellos:

    Emisor-receptor de facturas electrónicas:

  • Es una persona física (Juan, Ana) o jurídica (una sociedad) que, tras inscribirse en la Dirección General de Tributación y cumplir con ciertos requisitos, puede emitir o realizar facturas electrónicas. El emisor queda autorizado, a su vez, para convertirse en receptor de facturas electrónicas, lo cual significa que otras empresas y personas físicas pueden enviarle estos comprobantes.

    • Receptor electrónico-no emisor:

  • Son aquellas empresas que operan bajo regímenes especiales. No venden en el país, pero sí reciben facturas electrónicas, pues le compran a diferentes comercios nacionales. Esto sucede con algunas empresas que operan en zonas francas. Este tipo de receptor también incluye a instituciones de la Administración Pública.

    • Para anular o corregir una factura electrónica, no se puede alterar el documento original que ya se emitió. Se deben utilizar dos instrumentos: la nota de crédito electrónica y la nota de débito electrónica.

    Nota de crédito electrónica:

  • Se usa cuando es necesario disminuir el monto o la cantidad de lo facturado. Este documento solo lo puede emitir el comercio que confeccionó la factura inicial.

    • Nota de débito electrónica:

  • Se utiliza cuando es menester cambiar la factura porque se tiene que aumentar el monto o la cantidad de lo facturado. Igualmente, solo puede ser realizada por el emisor de la primera factura, es decir, por el vendedor.

    • Archivo XML:

  • Cuando se envía una factura, se remite un archivo XML. Significa Extensible Markup Language (XML), en inglés. En palabras sencillas, es un lenguaje informático o de programación que posibilita guardar datos y enviarlos. La resolución del Ministerio de Hacienda explica que “es un formato universal para documentos y datos estructurados en Internet”.

    • Método de contingencia:

  • Si en algún momento los programas o sistemas que se utilizan para emitir la factura electrónica fallaran, si se va la conexión a Internet, o el sistema del Ministerio de Hacienda quedara inhabilitado, su pyme debe estar preparada y brindar soluciones. Uno de estos métodos es tener facturas físicas (emitidas por una imprenta autorizada) o sistemas computarizados que cumplan con algunos requisitos. La normativa de Hacienda indica que estos comprobantes deben tener la leyenda “comprobante provisional” en la parte de arriba. En la parte inferior deben decir: “Este comprobante no puede ser utilizado para fines tributarios, por lo cual no se permitirá su uso para respaldo de créditos o gastos”. Una vez que se restablezca el sistema se deben remitir, tanto a Hacienda como al cliente, los comprobantes electrónicos correspondientes.

    • Requisitos

    ¿Qué necesito para utilizar la factura electrónica?

    Busque una herramienta tecnológica que opere según los lineamientos de Hacienda.

    Es importante cerciorarse de que el software ideado o contratado cumpla con todos los requerimientos establecidos por la DGT.

    Una vez que posee la herramienta tecnológica con la que creará las facturas, el siguiente paso es efectuar el registro de facturación electrónica en el sitio web Tribunet, del Ministerio de Hacienda. Esta inscripción no tiene ningún costo, El Ministerio de Hacienda anunció que el registro se hará a futuro en la plataforma Administración Tributaria Virtual (ATV).

    La dirección a la que debe ingresar es:

    Clic aquí

    Allí deberá elegir si hace el registro como persona física o persona jurídica, según la manera en la que opera su empresa.

    *Al cierre de esta edición, el Ministerio de Hacienda indicó que, a partir de “mediados de octubre”, el registro de factura electrónica se haría a través de la plataforma Administración Tributaria Virtual (ATV). Sin embargo, hasta la fecha, aún opera el sitio web Tribunet para registrarse como emisor-receptor de este tipo de factura.

    Consulte nuestros "manuales Pymes" aquí:

    Esta es una publicación realizada por Brand Voice de Grupo Nación para